עיצוב ההטמעה מחייב הבנה של ההקשר הארגוני הקיים והתמודדות עם ההיבטים הרלוונטיים אליו. כאשר עושים זאת כדאי להדרש להיבטים הבאים:
*'''סוכני שינוי מפוזרים''' - סוכני השינוי של הטמעת ויקי הם עובדים שמצד אחד רוצים להתנסות ביצירה של דפוסי עבודה חדשים, ומצד שני מסוגלים להשפיע על סביבתם. הסכנה בחבורת המאמצים המוקדמים ([[early adopters]]) בארגונים מצויה בכך שהם עלולים להוותר לבד. סוכנים אלו ישמשו בשלבים מאוחרים יותר כ"גננים" של הויקי שיסייעו בהבנייה וארגון של הידע שנוצר.
*'''הטמעה בתהליכי עבודה שגרתיים''' - הויקי אמור ללוות את תהליכי העבודה השגרתיים ביותר - (סיכומי דיונים, רשימות קשר וכיוב') על מנת להעביר את העבודה המרכזית לויקי.
*'''הכרעה ניהולית ברורה''' - למרות שניתן להתחיל בהקמה של פיילוט ויקי לפני הכרעה ניהולית, הרי שכאשר מתחילים להשקיע משאבים ממשיים בדבר צריכה להיות הכרעה ניהולית מלווה שמשמעותה מעבר לויקי. ללא הכרעה זו עלול להווצר מצב של שניות וכפילות הרסנית.