ויקי ארגוני

פרדיגמה חדשה לניהול וייעוץ אסטרטגי
קפיצה אל: ניווט, חיפוש

Social Network Analysis Visualization.png

ויקי ארגוני הוא בסיס ידע שיתופי הנוצר במסגרת ארגונית ותומך בתהליכי פיתוח הידע, הלמידה, וניהול הידע בארגון. גישת הויקי מכילה יתרונות רבים, כאשר משתמשים בה באופן מושכל, בניהם פיתוח תשתית ידע רשתית נגישה ושיתופית בה עושים עובדי הארגון שימוש בשגרה.

הצלחת רעיון הויקי בראשית שנות ה-2000, בין השאר סביב הצמיחה של מיזמי ויקימדיה (ויקיפדיה, ויקי-שיתוף וכיוב'), אפשרה את הצמיחה של גישה בניהול ידע הרואה בהטמעה של ויקי בארגונים פתרון לסוגיות נרחבות של פיתוח ושימור ידע בארגונים. כוחו של הויקי, מול גישות אחרות לניהול הידע בארגון, נובע מכך שהפלטפורמה מתעצבת לאור הקשרי העבודה, מלמטה למעלה ומאפשרת שיתופי פעולה חוצי מערכים.

יתרונות השימוש בויקי ארגוני

היתרונות של פיתוח ויקי בסביבה ארגונית הם רבים, והם מתאימים בייחוד לארגונים הפועלים בסביבה סבוכה בה נדרשים ארגונים ליכולות ניהול ופיתוח ידע המייצרות:

[1]מבנה ידע רשתי בויקי ארגוני
דיאגרמה של רשת הקשרים בדואלוג ויקי סביב הערך סבוך
  • מיצוי הידע הסמוי והלא מובנה - רוב המערכות לניהול ידע מתייחסות לניהול ידע גלוי או מובנה. מערכות ה-CRM מסייעות מאוד בניהול מידע רב, אך לא ניתן להתמודד באמצעותן עם ניהול הידע המתהווה שבידי העובדים עצמם, ידע ששיתופו חיוני להצלחת ארגונים בסביבה יזמית. באותו אופן, מערכות ניהול הידע הקלאסיות (דוגמת Sharepoint) מבוססות על הנחה שהידע כבר קיים, ומובנה ברובו, ולכן ניתן לארגן אותו בתבניות היררכיות.
  • רשתיות - אחת היכולות הבסיסיות של תוכנות ויקי היא הצגה של מידע רב באופן שטוח ורשתי על בסיס מערכת הקשרים בין רכיבי המידע (כמו הקישורים בין ערכים בויקיפדיה). ניתן לראות את הרשתיות של הויקי כבעלת מספר היבטים:
    • ידע רשתי - הויקי מאפשר ליצור תשתית ידע מרושתת שבנויה על קישורים ענייניים ברמה הרוחבית בין האלמנטים ולא רק על בסיס מבנה היררכי.
    • רשתיות-פנימית - ארגונים הפועלים בסביבה סבוכה נדרשים לשיתוף ידע זמין בין גורמי המערכת השונים על מנת לחזק את היבטי השילוביות בארגון. הויקי מעצים את השפה והידע לרוחב הארגון ומסייע בכך.
    • רישות עם הסביבה החיצונית - הויקי, כתלות בפלטפורמה, מאפשר חיבור של הידע הארגוני עם הידע המצוי מחוץ לארגון.
  • שיתופי פעולה - מערכות ויקי מאפשרות לרבים ליצור יחד טקסטים מורכבים, באופן ההופך את תהליך הכתיבה לפשוט יותר ובהכרח לזמין לשיתופי פעולה בין גורמים שונים בארגון, ברמת הצוות וברמה הבין מחלקתית. העבודה שלא נדרשת העברת קבצים מסירה חסמים התנהלותיים בלתי נצרכים מתהליכי גיבוש הידע.
  • יצירת ידע מלמטה למעלה - הויקי מאפשר לעובדים הנפגשים עם האתגרים היומיומיים לפתח מענים שישותפו בארגון כולו ויסייעו לארגון להתאים עצמו ולהסתגל ולבסוף גם להשפיע על טיוב ההחלטות האסטרטגיות.
  • כתיבה שיתופית מחדדת - תהליך הכתיבה המשותפת מסייע לחידוד המחלוקות, ומתוך כך לבירור התובנות המשותפות ולניכוס התובנות על ידי כלל הגורמים המעורבים בכתיבה.
עריכה במובייל ויקי ארגוני
ממשק עריכה במובייל של אתר דואלוג ויקי
  • פשטות - מערכות ויקי הנן פשוט להפעלה (עבור המשתמשים) ולתפעול (עבור האחראי/ם). המשמעות היא שלא צריך להחזיק מחלקת IT כדי להפעיל ויקי תוסס.
  • נגישות - מערכות ויקי מאפשרות להנגיש את נכסי הידע המרכזיים של הארגון למירב הגורמים הרלוונטיים (במקרה הצורך גם מחוץ למשרד או לארגון), תוך מיצוי מספר רב של אפשרויות להגיע למידע (חיפוש מתקדם, טקסונומיות, והיררכיות). בעידן של עבודה מרובת מכשירים (ממכשירי מובייל, טאבלט, מחשבים וכיוב') מערכות ויקי מאפשרות נגישות בכל זמן ובכל שעה.
  • תהליך לצד תוצר - בניגוד לעבודה על מסמכים שבה רק התוצר זמין, בעבודה על מערכות ויקי ניתן לראות מי תרם תרומה משמעותית ומתי, וכך ניתן לחזור אל התהליך שחשוב לעתים יותר מאשר התוצר.
  • מחיר - רוב מערכות הויקי הנן זמינות בקוד פתוח ולכן זול מאוד להשתמש בהן. בנוסף, קיימת קהילה נרחבת של מפתחים המייצרים כל העת תוספות, התאמות ועדכונים כך שהתשתית נשארת רלוונטית.

אז מה זה נותן לנו בפועל?

המשמעות המיידיות של הטמעת ויקי בארגונים באות לידי ביטוי בהיבטים בסיסיים מאוד של חיי הארגון:

  • מעבר מניהול ידע במייל לניהול ידע משותף - הצלחת התהליך מאפשרת לנהל בדוא"ל רק תקשורת, בשעה שהידע המרכזי נמצא אצל כל מי שצריך להיות מסוגל לגשת אליו.
  • הידע נגיש מכל מקום, לכל גורם רלוונטי, בכל מצב, ומאובטח.
  • בארגון נוצרים פחות קבצים (כי לא צריך לשמור גרסה לכל מסמך) אבל המסמכים שנוצרים מעוגנים בהקשר הרחב של הידע בארגון.

ויקי ארגוני מודל לניהול ידע בארגונים[1]

חברות וארגונים העושים שימוש בויקי

חברות גלובליות רבות נעזרות כיום בשירותים שיתופיים לניהול הידע הארגוני המתהווה. בין חברות אלו ניתן למנות מערכי ויקי מפורסמים כמו אלו של גוגל ושל יאהו (המבוססים על תשתית TWiki) ושל IBM‏[2]. בקרב גופי המודיעין, פורסם כי בידי ה-CIA אנציקלופדיה (Intellipedia) המבוססת על מדיה-ויקי ובה עשרות אלפי ערכים‏[3]. אולפני Pixar משתמשים אף הם במערכות ויקי, אך ההטמעה של מערכות אלו הצליחה רק כאשר השכילו להטמיע רכיבי וידאו בתשתית המערכת‏[4].

אתגרים לפיתוח והטמעה של ויקי ארגוני

למרות היתרונות האמורים, ניסיון מצטבר של כעשור בהטמעת מערכות ויקי בארגונים מגלה קשיים רבים. קשיים אלו נובעים משילוב של חוסר התאמה מלא של התוכנות שבשימוש (כך, למשל, מערכת מדיה-ויקי נבנית כדי להחזיק את אתר ויקיפדיה, ואיננה מותאמת לצרכים ארגוניים דוגמת מידור) וכן מקשיים בתהליך של הטמעה של טכנולוגיות ודפוסי עבודה חדשים בארגונים.

קשיים ברמה הארגונית

  • קושי באימוץ דפוסי עבודה חדשים - דפוסי העבודה הקיימים, גם אם אינם משביעי רצון, מוכרים ולא דורשים למידה וחשיבה. המעבר למערכת שבסיסה חשיבה מסוג אחר עשויה להיות קשה לעובדים ותיקים בארגון.
  • עלות ההמרה - הקושי בשינוי דפוסי העבודה נעוץ גם בעלויות השינוי מהמצב הקיים. תשתיות הידע הקיימות בנויות על המערכות הישנות, וכאשר אין הנעה סמכותית קיים סיכון שהמערכת לא תאומץ על ידי כל גורמי העבודה.
  • ריבוי מערכות ניהול ידע קיימות - במערכות שבהן קיימות כבר מערכות ניהול ידע, הויקי מתווסף למספר רב של ניסיונות (לא פעם כושלים ועם עלויות שקועות גבוהות שגוררות השקעה ניהולית לשימורן) וצריך להלחם במגרש שבו כבר יש בעלי בית.

קשיים ברמת התכנה

  • ממשק העריכה - בעבר נעשה שימוש רב ב"קוד ויקי" (שלאורו קיבלה תוכנת מדיה-ויקי את הלוגו של הסוגריים המרובעות). כתיבה זו עשויה להרתיע משתמשים ארגוניים ולכן כיום ברוב התוכנות קיים ממשק ויזואלי מזמין.
  • שפה עיצובית - רוב מיזמי הויקי מושתתים על שפה עיצובית מיושנת שמתקשה מאוד להיות מזמינה לפעולה כיום. כמובן שקיימים מספר רב של פתרונות לבעיה זו אך הם אינם מיושמים לרוב.
  • התאמה ל-web 3.0 - ויקי הוא אחד הביטויים המרכזיים של מהפכת ה-web 2.0 שהושתתה על תוכן הגולשים. עם זאת, בעידן של הרשתות החברתיות מיזמי ויקי מתקשים להיות זמינים ומרושתים כבעבר. גם לבעיה זו קיימים פתרונות פשוטים שצריך רק
  • התאמה למובייל - למרות שקיימות התאמות מעולות לניידים וטבלטים, הן ברמת הנגישות והן בהיבטי עריכה, הרי שלרוב פתרונות אלו אינם מוטמעים.

מענים לקשיים שבהטמעת ויקי

עיצוב ההטמעה מחייב הבנה של ההקשר הארגוני הקיים והתמודדות עם ההיבטים הרלוונטיים אליו. כאשר עושים זאת כדאי להדרש להיבטים הבאים:

  • סוכני שינוי מפוזרים - סוכני השינוי של הטמעת ויקי הם עובדים שמצד אחד רוצים להתנסות ביצירה של דפוסי עבודה חדשים, ומצד שני מסוגלים להשפיע על סביבתם. הסכנה בחבורת המאמצים המוקדמים (early adopters) בארגונים מצויה בכך שהם עלולים להוותר לבד. סוכנים אלו ישמשו בשלבים מאוחרים יותר כ"גננים" של הויקי שיסייעו בהבנייה וארגון של הידע שנוצר.
  • הטמעה בתהליכי עבודה שגרתיים - הויקי אמור ללוות את תהליכי העבודה השגרתיים ביותר - (סיכומי דיונים, רשימות קשר וכיוב') על מנת להעביר את העבודה המרכזית לויקי.
  • הכרעה ניהולית ברורה - למרות שניתן להתחיל בהקמה של פיילוט ויקי לפני הכרעה ניהולית, הרי שכאשר מתחילים להשקיע משאבים ממשיים בדבר צריכה להיות הכרעה ניהולית מלווה שמשמעותה מעבר לויקי. ללא הכרעה זו עלול להווצר מצב של שניות וכפילות הרסנית.
  • הבהרת גבולות השימוש במערכות מידע אחרות - יש לגבש הבנה ברורה של הגבולות בין מערכות הידע הקיימות כך שתווצר הכרה משותפת בסוג הידע שצריך להיות בויקי והידע שלא צריך להימצא בה.
  • הכשרות עובדים והבהרות ניהוליות לגבי מהות השינוי ותכליתו.
  • רישות בין מערכות המידע הקיימות לבין הויקי - כוחה של הויקי מצוי במערכת הקישורים שמצויה בה. לשם כך יש צורך שניתן יהיה לקשר כראוי בין המערכות השונות.

לקריאה נוספת

קישורים חיצוניים

הערות שוליים