איך לנהל האקת׳ון מוצלח

מאגר הידע של דואלוג: מאגר הידע המקיף בעברית בתחומי האסטרטגיה והחשיבה המערכתית
(הופנה מהדף איך לנהל האקת׳ון מוצלח?)
קפיצה לניווט קפיצה לחיפוש

Hackathon TLV (176).jpg


מדריך[1] שלב אחר שלב מאת ג׳ושוע טאוברר המבוסס על הובלה והשתתפות בהאקתונים רבים.[2] המדריך תורגם על ידי דואלוג בשינויים קטנים הנובעים מהבדלים בין ארה״ב לישראל.

מה זה האקתון?

הגדרה

אני מגדיר "האקתון" בצורה רחבה מאוד:

  • האקינג היא פתרון בעיות באופן יצירתי (לאו דווקא על ידי טכנולוגיה).
  • האקתון הוא כל אירוע בכל משך שבו אנשים מתאחדים כדי לפתור בעיות. ברוב ההאקתונים שהובלתי היה גם מסלול מקביל עבור סדנאות.

המשתתפים בדרך כלל יוצרים קבוצות של כ-2-5 אנשים, מוציאים את המחשבים הניידים שלהם (אם האירוע מכוון טכנולוגיה), וצוללים לבעיות. סדנאות הכשרה הן מסלול מקביל מצוין במיוחד למצטרפים חדשים אך גם לכל המשתתפים.

אנרגיה חיובית

האקתונים קיבלו שם גרוע בגלל כאלו שיש להם מבנה לא בריא ותחרותי, ובשל הצבת ציפיות לא מציאותיות. אל תריצו האקתון כזה ואתם בדרך הנכונה.

הנה היעדים שחשוב לי תמיד להחזיק בראש:

  • לחזק את הקהילה שעבורה מיועד ההאקתון.
  • להיות מסביר פנים למצטרפים חדשים לקהילה.
  • לתת הזדמנות למשתתפים ללמוד משהו חדש.
  • לספק מקום וזמן למשתתפים להתקדם בבעיות שהם מעוניינים בהן.

אל תצפו שבאמת תפתרו בעיה עד סוף ההאקתון. בעיות בחיים האמיתיים הן קשות! חשבו על ההאקתון כעל נקודת עצירה במסע ארוך לפתרון בעיות או כמפגש הדרכה להכנת המשתתפים לפתרון בעיות.

מכיוון שאתה לא הולך לפתור בעיה, אל תפעיל לחץ לא מציאותי (ולא בריא) על המשתתפים שלך. אל תישאר ער כל הלילה, אל תעמיס את המשתתפים עם קפאין ואל תייצר מנצחים ומפסידים. פשוט אל. מעולם לא היו בירה, תחרויות או לחץ זמן בהאקתונים שלי. על המשתתפים לבוא מלאי אנרגיה ולהתקבל באנרגיה חיובית.

רגע - אולי האקתון הוא לא הדבר הנכון

ההערות שלי למטה הן בעיקר לוגיסטיות ומניחות שאתם מריצים האקתון ממוקד טכנולוגיה. אני לוקח את זה כמובן מאליו שאתה רוצה לנהל האקתון. אבל קרא את ״אתה חושב שאתה רוצה לרוץ האקאתון? חשוב שוב״ של לורלן מקאן למחשבות על דרכים אחרות (ולפעמים טובות יותר) לערב את הקהילה שלך.

שקול גם לא לקרוא לאירוע שלך "האקתון". לא כולם יידעו למה אתה מתכוון, ו"האקינג" עשויה להפחית את הסבירות שכל הקבוצות ירגישו רצויות .

אם המטרה של ההאקתון שלך היא לשווק מוצר, עצור כאן וקרא מדריך אחר. המטרות שלך והמטרות שלי אינן זהות.

קבלת פנים של מצטרפים חדשים

הדבר הקשה ביותר בניהול האקתון מוצלח הוא לקבל את פני המצטרפים החדשים לקהילה ולעזור להם להיות מעורבים בפעילות.

מצטרפים חדשים סובלים לעתים קרובות מ"תסמונת המתחזה ", התחושה שהם לא שייכים כי אין להם כישורים, לא מספיק חכמים וכו'. הם טועים, כמובן, אבל עד שהם לא ירגישו שייכים יהיה להם קשה לחוות חוויה מלאה ומספקת. תפקידו של מארגן ההאקתון הוא לעזור להם להבין שיש להם מה לתרום.

משתתפי ההאקתון בפעם הראשונה חשים מוצפים לעתים קרובות כשמגיע הזמן למצוא פרויקט לעבוד עליו. ייתכן שהם עדיין לא יודעים כיצד לקשר את הכישורים שלהם לסוגי הפרויקטים עליהם עובדים. לדעת איך להיות שימושי היא מיומנות בפני עצמה. תצטרך להוביל אותם לפרויקט ובאמצעות תהליך לסייע להם להבין כיצד הם יכולים לתרום. אם יש לך יותר מדי משתתפים אבודים ואין לך מספיק עזרה בהפעלתם בפרויקט, הם יעזבו. נסו להימנע מכך.

מארגן ההאקתון חייב לוודא שלכולם יש מה לעשות. אחת הדרכים לעשות זאת היא לקבל רשימה של מובילי פרויקטים מבעוד מועד: אנשים שאתה מכיר מגיעים עם פרויקטים מסוימים שתוכל לחבר אליהם משתתפים אחרים. ואתה יכול לעבוד כדי לוודא שפרויקטי ההאקינג שלך מוכנים לקבל מצטרפים חדשים. אתה יכול גם לקיים פעילויות שאינן פרויקטיות - סדנאות, המתוארות להלן - אשר קל יותר להצטרף אליהן כמצטרפים חדשים.

אתה יכול גם לשקול שילוב של מצטרפים חדשים עם מנטורים או לקיים מפגש טרום-אירוע רק למצטרפים חדשים.

האקינג

מסלול ה״האקינג״ מיועד למשתתפים לצלול לבעיות. לעתים קרובות נוצרות קבוצות של 2-5 אנשים סביב פרויקט, כגון בניית הדמיית נתונים חדשה, כתיבת מסמך או חקירה משותפת של בעיה. המשתתפים מוציאים את המחשבים הניידים שלהם, מתחברים לחשמל ול-WiFi ומתחילים לעבוד.

תהליך ה״האקינג״ מתחיל בהיכרות עם הפרויקט. למשתתפים שמביאים פרויקטים לאירוע יש הזדמנות להסביר בקצרה (דקה לכל היותר) על מה הם עובדים ממש בתחילת האירוע, כך שמשתתפים אחרים יוכלו להצטרף לאותו פרויקט. בסוף האירוע, מפגש סיכום נותן לכל פרויקט הזדמנות להדגים כמה הישגים.

טיפוח פרויקטים טובים

לא כל פרויקט יהיה פרויקט האקתון טוב. חשוב ביותר למקסם את האיכויות הבאות בפרויקטים באירוע שלכם:

  • מנוסח בבירור. לפרויקטים צריכה להיות שאלה או בעיה ברורה שהם מנסים לפתור בתוספת פתרון מוצע באופן סביר.
  • בר השגה. רוב הפרויקטים ישיגו כ-25% ממה שהם חושבים שהם יכולים להשיג בזמן המוגבל שיש להם. נהל את המטרות של כל פרויקט כך שהמשתתפים יוכלו להרגיש שהצליחו בסוף התהליך, ולא שירגישו שעצרו באמצע.
  • קל להכניס מצטרפים חדשים. בפרויקטים צריכות להיות משימות מוכנות ליציאה למצטרפים חדשים עם מגוון מיומנויות ובמגוון רמות מיומנות. עבור פרויקטי קוד, המשימות לא יכולות לדרוש הבנה אינטימית של בסיס הקוד הקיים, ולוודא שניתן להקים את סביבת הפיתוח תוך פחות מ-20 דקות. צור רשימה של משימות או צור אתגרים ב-github מבעוד מועד!
  • הובלת בעל עניין. בעל עניין (או "מומחה לנושא") מנחה פרויקט לרלוונטיות בעולם האמיתי. פרויקטים ללא בעל עניין יכולים "לפתור" בעיה שאינה קיימת. באופן אידיאלי המוביל (או אחד המובילים) הוא בעל עניין, או נציג טוב לבעל עניין. אני ממליץ בחום לסקור את סדרת Build With, Not For של Laurenlen McCann על שיתוף מחזיקי עניין בכל עבודת הטכנולוגיה האזרחית. בנוסף, זה אף פעם לא מספיק שמוביל הפרויקט יהיה רק איש רעיונות (כלומר ההיכרות עם הנושא לא מספיקה!). היזהר כאשר המוביל הוא בעל עניין אך אינו יכול לדמיין את עצמו כיצד הוא או היא עשויים לפתח את הפתרון בפועל יחד עם שאר הצוות.
  • מאורגן. עבור פרויקטים עם ארבעה או יותר חברים, במיוחד עם מצטרפים חדשים, תפקידו של מוביל הפרויקט צריך להיות לתאם, להבטיח שלכל חבר צוות יש על מה לעבוד ולעזור לקבל את חברי הצוות החדשים.

התייחס לנקודות אלו כאל צ׳קליסט. הצוותים/פרוייקטים שחושבים על עצמם במונחים אלו נוטים להיות שמחים ופרודוקטיביים יותר.

אם אתה יודע על אילו פרויקטים יעבדו באירוע, ככל שאתה יכול לגרום לפרויקטים האלה לחשוב על כך מוקדם יותר, כך ייטב. היפגשו עם מובילי פרויקט ודברו על מרכיבים אלה של הפרויקט שלהם מבעוד מועד, אם אפשר. בתור מארגן, מידע זה על פרויקטים יכול גם לעזור לך לנתב את המשתתפים לפרויקטים שהם עשויים לרצות לעבוד עליהם.

האקתון מוכוון נושא

האקתון נושאי הוא זה שבו הפרויקטים מכוונים לבעיה מסוימת (למשל - קיימות מזון או תושבים חוזרים). האקתוני נושאי מסוגל למשוך מומחי נושא (דבר שההאקתונים פתוחים אינם טובים בו), והפרויקטים בדרך כלל סובבים סביב בעיות שמומחי הנושא מביאים לשולחן.

כאשר ההאקתון מכוון נושא והוא גם האקתון טכנולוגי, יש בעיה נפוצה: מומחי התחום יכולים לזהות בקלות בעיות בתחומם, אך לא תמיד יכולים להפוך את הבעיות הללו לפרויקטים טכנולוגיים ברי ביצוע. משתתפים אחרים עשויים להיות מוכנים ליישם את כישוריהם אך אינם יודעים דבר על נושא ההאקתון. גישור על פער זה דורש תכנון קפדני מבעוד מועד.

מה שמביא לרוב הוא חלוקה של החדר לשלוש קבוצות:

  1. מומחי נושא ומשתתפים אחרים עובדים יחד בהצלחה.
  2. מומחי נושא העובדים עם מומחים אחרים בנושא חקירת בעיות אך לא ביישום.
  3. משתתפים אחרים נאבקים למצוא משהו רלוונטי לעבוד עליו / יישום פתרון בעל ערך מינימלי לפתרון הבעיות בפועל של הנושא.

מס' 1 מעולה. מס' 2 זה בסדר אם הקבוצה מאושרת. אבל מס' 3 הוא רע: משתתפים ללא הדרכה בנושא ירגישו אבודים. כדי להימנע מכך, ודא שיש לך מספיק פרויקטים ברי ביצוע עבור כולם לפני האירוע. עבוד עם מומחי הנושא לפני האירוע כדי להפוך את הבעיות שלהם לפרויקטים. ראה את הסעיף טיפוח פרויקטים טובים לעיל כדי להבטיח שקיימת שאלה קוהרנטית, שהמשאבים הדרושים קיימים (למשל הנתונים הנדרשים), ושהכישורים הדרושים לפרויקט תואמים את הכישורים שצפויים להביא משתתפים אחרים (ובכמות מספקת).

בנוסף, מומחה לנושא עשוי להציע רעיונות רבים, אך הוא או היא יכולים להשתתף ביעילות רק בפרויקט בודד במהלך האירוע, אז ודא שיש לפחות מומחה אחד לנושא + פרויקט בר ביצוע בערך לכל ארבעה משתתפים שאינם מומחים.

שיוך מצטרפים חדשים לפרויקטים חדשים

הכנסת משתתפים לפרויקטים קיימים יכולה להיות קשה מאוד. זה אחד החלקים הקשים ביותר של ההאקתון. כדי לפתור את הבעיה הזו נסו לייצר רעיונות לפרויקטים חדשים שקל במיוחד למשתתפים להתחיל איתם אם הם לא יכולים להצטרף לפרויקט קיים. הכנת רעיונות לפרויקטים חשובה במיוחד אם אינך מצפה שמשתתפים רבים יביאו פרויקטים! ותמיד תהיה פתוח לרעיונות פרויקטים מהמשתתפים. גם פרויקט של אחד, כלומר מישהו שעובד לבד, זה בסדר!

טיפים אחרים

אל תאפשרו לאף אחד להעלות רעיון שהוא לא יעבוד עליו באירוע, אלא אם באמת אין מספיק רעיונות להסתובב. אחרת, זה בזבוז זמן יקר של כולם.

לאחר תחילת ההאקינג, אל תפריע להאקרים אלא כדי להבטיח שההאקינג מתקדם בצורה חלקה, כדי לבדוק שלכולם יש מה לעשות, וכדי להשאיר אנשים בלוח הזמנים הכולל. פעילויות באמצע היום, כגון הודעות על ארוחת צהריים ושיחות וידאו עם אנשים מחוץ לאתר, מסיחות את הדעת להפליא עבור המשתתפים שעכשיו להוטים לעבוד על בעיה.

הדרכה במהלך ההאקתון

האקתון מוצלח עשוי להיות רק האקינג, רק הדרכה, או גם האקינג וגם הדרכה.

אם יש לך מספר לא מבוטל של מצטרפים חדשים, קיום סדנאות הדרכה היא דרך מצוינת לתת להם משהו לעשות שיהיה להם נוח יותר מאשר לצלול לתוך האקינג. אתה יכול להפעיל סדנאות כדי להכיר למשתתפים את נושא ההאקתון או לכישורים טכניים מסוימים שימושיים להאקתון. סדנאות יכולות להיות גם מקומות לקיים דיון בנושאים בתחום הקשורים להאקתון. הסדנאות צריכות להיות אינטראקטיביות ככל האפשר.

בחרו בקפידה את מובילי הסדנאות שלכם. באופן אידיאלי המובילים ניהלו את אותה סדנה בעבר, כך שהם מתורגלים. הם צריכים גם להיות מגוונים כמו המשתתפים שהייתם רוצים לראות נוכחים באירוע (מגדר, גזע, גיל וכו').[3]

הפעל את הסדנאות בחדר אחר אם זה אפשרי. סדנאות של 45-90 דקות הן באורך טוב. אם יש לך יותר מסדנה אחת, השאר 15-30 דקות פנויות בין הסדנאות כדי לאפשר למנהיג הראשון להיסגר ולמנהיג השני להקים.[4]

מקום ותאריך

דרישות בסיסיות

מצא מקום לארח את האירוע שלך ושריין את התאריך. זה הדבר היחיד שאתה צריך לעשות בצורה הרבה זמן לפני האירוע. ככל שתוכלו לשריין מקום מוקדם יותר כך ייטב.

מצא מקום שיכול לספק:

  • ישיבה נכונה (ראה להלן)
  • יחידת חשמל אחת לכל שולחן
  • Wifi (האם הוא מהיר ואמין? האם הוא יכול לחבר את כל המשתתפים? האם הוא חוסם יציאות?)
  • מקרן
  • מיקרופון, לפחות בחדרים גדולים
  • כניסות נגישות ומקומות ישיבה מותאמים לכיסא גלגלים (ואם יש במה יש לבדוק אם היא נגישה)
  • חדרי רחצה נגישים

אם אתם עורכים אירוע גדול, קראו גם את כל חששות הנגישות המפורטים כאן.

ישיבה

דרישות הישיבה שונות עבור האקינג וסדנאות. עבור האקינג, תרצו סידור שולחנות עגולים גדולים המושבים כ-10 אנשים כל אחד כמו בחתונה. שימו לב שזהו סידור המכיל את מספר האנשים המועט ביותר בהשוואה לסידורי שולחן/כיסאות אחרים, אז קח זאת בחשבון כאשר אתם מחשבים את תכולת האולם. לסדנאות יתכן שתרצו ישיבה בסגנון כיתתי, כלומר שולחנות מלבניים עם כיסאות בצד אחד.

מתי

בחרו בקפידה את תאריך האירוע שלכם. הימנע מחופשת הקיץ, מחגים ומאירועים מרכזיים אחרים בתחום. סופי שבוע קשים עבור אנשים שמגיעים בתפקידם המקצועי. לילות במהלך השבוע קשים להורים.

שאל את המקום המארח לגבי זמני התחלה וסיום מותרים. קבעו שעות מתי תגיעו/תעזבו ומתי יגיעו/יעזבו המשתתפים. תכננו לפחות 30 דקות לפני ואחרי האירוע כדי שתוכלו להתקין ולפרק/לנקות.

ודא שאתה יכול להיכנס ושהמשתתפים שלך יכולים להיכנס. אם דלת הכניסה של הבניין נעולה, ודא שיש לך מפתח ושיש לך מישהו מוצב ליד הדלת כדי להכניס את המשתתפים (ייתכן שתצטרך צוות של אנשים כדי לנכוח בדלת הכניסה לאורך כל היום).

תבדוק גם...

בדקו האם המקום מאפשר לכם לאכול בחדר.

אם מקיימים את האירוע מחוץ לשעות הפעילות, בדקו שבמקום יהיה מיזוג/חימום.

תקציב למיקום

מקומות מקצועיים גובים לא מעט כסף, אז תצטרכו למצוא משהו שמתאים לתקציב שלכם. אני מקווה שתוכל למצוא מקום פנוי עם wifi טוב (הספרייה המקומית שלך, חברה של חבר וכו').

עבור אירוע גדול של יום אחד בעיר גדולה, צפו שהמקומות יעלו אלפי שקלים ליום. זה תלוי בכמה מקום אתה צריך.

חסות

לאירועים גדולים, כנראה תזדקקו לספונסרים שיעזרו לכם לכסות את העלויות.

נותני החסות יתנו לך משהו - מזומן, מקום, אוכל, חולצות - בציפייה שהם יקבלו משהו מהתמיכה שלהם באירוע שלך. יכול להיות שהם מגייסים / שוכרים ומחפשים לחפש את המשתתפים שלך, או שהם משווקים מוצר שהם רוצים לקדם.

חשבו מה אתם מוכנים לתת לספונסרים בתמורה לתמיכתם. בוודאי תודו לנותני החסות שלכם, בשמם, במהלך מפגש הפתיחה והסיום שלכם, וכנראה שגם תרצו לשתף ברשתות את ההוכרה שלכם. מעבר לזה, האם אתה רוצה לתת להם זמן ביציע לדבר עם המשתתפים שלך? או שולחן כדי להשוויץ בדברים שלהם? זה תלוי בך, ואתה צריך למצוא את האיזון הנכון בין הבאת מספיק חסויות לא להפריע למטרות האירוע שלך.

חשב את התקציב שלך - מקום האירוח ועלויות האוכל שלך, בתחילה כדי שתדע כמה חסויות אתה צריך. ואז התחילו בהשגת ספונסרים מוקדם.

מזון

באופן אידיאלי כדאי לספק קפה וארוחה קלה לארוחת בוקר ומשקאות לאורך היום (במיוחד מים). האוכל אמנם יקר אז עשה מה שאתה יכול.

מה לקנות

אם אתה מספק מזון כלשהו, ​​אתה באמת חייב לספק אפשרויות צמחוניות וללא מוצרי חלב מכיוון שההגבלות התזונתיות הללו נפוצות מאוד. להיות צמחוני לגמרי זה לא רעיון רע. לאחר מכן, קחו בחשבון מגבלות אחרות שעלולות להיות למשתתפים שלכם (טבעוני, כשר, ללא גלוטן) ועשו כמיטב יכולתכם.

היו אחראים עם האוכל שלכם. תחשוב כמו הורה. הזמינו אוכל בריא יחסית. הימנע ממזונות כבדים שגורמים לאנשים ישנוניים (כמו לחם) או לא יעילים (כמו אלכוהול). קפאין וסוכר הם בסדר (אנרגיה זה חשוב), אבל צריך לדאוג גם לתזונה ממשית...

תקציב ולוגיסטיקה

חשבו על תקציב אוכל של 25-50 ש״ח לאדם. פיצה היא האוכל הזול ביותר להשיג, אבל זה גם בעצם הדבר הגרוע ביותר שאתה יכול להאכיל מישהו (ולא כולם אוכלים את זה) - הימנעו מפיצה אם אתם יכולים.

אם אתם מזמינים אוכל, כנראה שתבצעו את ההזמנה לפחות שלושה ימים לפני האירוע.

סוואג

חלק מהאירועים אוהבים לספק סוואג, כמו חולצות או מדבקות. באופן אישי אני חושב שיש דרכים הרבה יותר טובות לבזבז את התקציב שלך, אבל אם אתה באמת רוצה לספק סוואג זכור-

אל תקבל חולצות טריקו בגודל אחד כי לא כולם דומים.[5]

קוד התנהגות

לאירועים טכנולוגיים יש היסטוריה להיות לא מסבירי פנים לנשים ולמיעוטים. אנחנו צריכים לשנות את זה. אתה יכול להיות חלק מהשינוי הזה על ידי אימוץ קוד התנהגות לאירוע. קוד התנהגות אינו נוגע רק לאכיפת כללים. זה קובע נורמות קהילתיות ושולח איתות למשתתפים לעתיד שאתה מנסה ליצור סביבה מסבירת פנים. וכמובן, אם יש בעיה באירוע שלכם קיום קוד התנהגות מבעוד מועד יעזור לכם לפתור את הבעיה.

חפש אחר קודים של התנהגות המשמשים באירועים שאתה מעריך וצור אחד משלך.[6]

שעות טובות

שעת happy hour בלילה שלפני האירוע תעזור למשתתפים להכיר אחד את השני באווירה רגועה. happy hour בערב שלאחר סיום ההאקתון נותנת למשתתפים הזדמנות להתרועע כאשר הם כבר מכירים אחד את השני.

לאירועים גדולים, בחרו בר מבעוד מועד ודברו עם הבר ותוודאו שזה בסדר מבחינתכם להביא קבוצה גדולה. ייתכן שתרצה להזמין חלק מהבר (ייתכן שהם יבקשו תשלום מראש או הוצאה מינימלית מובטחת שהם יחייבו אותך לאחר אם האנשים שלך לא יזמינו מספיק).

אם אתם מגישים אלכוהול קחו בחשבון: לא כולם שותים (אלו מתחת לגיל 18, נשים בהריון והרבה אנשים אחרים מסיבות שונות); אלכוהול יכול להוביל לסביבה לא בטוחה או לא נוחה; אלה ששותים יצטרכו תחבורה ציבורית כדי להגיע הביתה. אז לכן: ספק משקאות לא אלכוהוליים; לפקח על הסביבה כדי להבטיח שהיא תישאר מקצועית ונוחה לכולם; להיות ליד תחבורה ציבורית.

הרשמה

הגדר טופס הרשמה. תוכל להשתמש בכלים של Eventbrite או בכלים אחרים.

מגבלת רישום

קבע את הקיבולת המקסימלית שלך. לאירוע עם מסלולים מקבילים, זכור שהמשתתפים כולם יתכנסו בחדר אחד בתחילת האירוע, כך שהקיבולת המקסימלית שלך קצת יותר גדולה מהקיבולת של החדר הראשי שלך (יש אנשים שיכולים להידחק/לעמוד בהתחלה ).

לאירוע חינמי, כ-65% מהנרשמים אכן יופיעו. מספר זה נראה באופן עקבי מאוד באירועים שונים. אז הגבילו את הרישום ב-150% מהקיבולת המקסימלית שלכם בפועל.

אספו מידע

השתמש בטופס ההרשמה כדי לאסוף מידע על המשתתפים:

  • שם (ואולי מידע אחר כנדרש על ידי אבטחת המקום)
  • כתובת דוא"ל
  • הגדרת תפקיד
  • האם הם חדשים בהאקתונים?
  • איזה סוג של האקרים הם? דוגמאות: מפתח. מעצב. מדען נתונים. מומחה בתחום. צוות הממשלה. איש תקשורת. מנהל פרוייקט. עורך דין וכיוב׳.
  • מה הם מעוניינים לפצח? (שאלה בצורה חופשית)
  • האם הם מתעניינים באחת מהסדנאות?
  • איך שמעו על האירוע?
  • צרכים/בקשות מיוחדות

ככל שתוכלו לאסוף יותר מידע מבעוד מועד כך תוכלו לתכנן טוב יותר. אתה יכול להתחיל לחשוב מי יעבוד על מה ברגע שההרשמות מתחילות להגיע. פשוט נסו לדמיין איך כל משתתף רשום ימשיך להעסיק באירוע בהתבסס על כל המידע שאתה יודע עליו.

עשרה ימים לפני

מצא מובילי פרויקטים

תראה מי מגיע ואם אתה יודע שחלק מהאנשים האלה מגיעים עם פרויקטים מסוימים, זהה מובילי פרויקטים. ייתכן שתרצה גם להיפגש איתם בשלב זה כדי:

  • להנחות אותם כיצד להתקדם בפרויקטים שלהם
  • לזהות כיצד הם יכולים לקבל מצטרפים חדשים, אילו משימות ניתנות לביצוע עבור מצטרפים חדשים
  • להבין איזה סוג של עזרה הפרויקט שלהם צריך

עיין בסעיף טיפוח פרויקטים טובים למעלה.

מצא עוזרים

אם אתה עורך סדנאות אינטראקטיביות בתחומי הפיתוח הטכנולוגי שבהן המשתתפים עוקבים אחרי מהלך הסדנה באמצעות המחשבים הניידים שלהם ומצפים שמשתתפים רבים ישתתפו, אולי תרצה שיהיו בסביבה מנחים שיעזרו למשתתפים שנתקעו. תכנן לפחות מנחה אחד לכל 10-20 משתתפים.

כמו כן, מצאו מתנדבים להפעלת שולחן הרישום והכניסה לבניין אם הוא נעול, ותוכלו גם לשקול גיוס מתנדבים שיובילו את הצילום, ניהול מדיה חברתית ותיעוד מה קורה באירוע לסיפור לאחר מכן.

אימייל למשתתפים

ייתכן שתרצה לשלוח מייל למשתתפים הרשומים בשלב זה עם כמה שיותר מידע לוגיסטי כפי שאתה יודע, כדי שהם יוכלו לתכנן מראש. ראה "יום לפני" למטה מה לכלול בדוא"ל.

שלושה ימים לפני

צור אמצעי תקשורת קבוצתית

הגדר דרך למשתתפים שלך לתקשר דיגיטלית ולשמור על קשר לאחר האירוע. כמה אפשרויות הן:

  • חדר צ'אט, כמו סלאק או קבוצת WhatsApp
  • ערוץ מדיה חברתית, כמו האשטאג בטוויטר או בקבוצת פייסבוק
  • מרחב מסמכים משותף, כמו Google Docs או Dropbox Paper
  • רשימת דוא"ל, כמו קבוצת גוגל

תחשוב על איך תספר את הסיפור שלך

חלק מההשפעה המתמשכת של האירוע שלך היא באופן שבו אנשים יזכרו אותו:

  • בחר האשטאג.
  • צור מקום שבו ניתן לשתף באופן ציבורי את המסמכים ציבורי כדי לתעד התקדמות ולפרסם קישורים.
  • תחשוב איך לצלם תמונות של ההאקתון שלך שמספרות את הסיפור שלו.
  • קרא את אסטרטגיות יצירת המדיה של נתן מטיאס ווילו ברוג להאקתונים.

ציוד

כדאי להביא לאירוע:

  • נייר, טושים וסרט לכתיבה ולפרסום שלטים
  • תגי שם, מדבקות וטושים כדי שהמשתתפים יוכלו לרשום את שמם
  • פתקי הערות, עטים, נייר ואספקה ​​אחרת כדי להקל על תכנון הפרויקט
  • כוסות פלסטיק, צלחות נייר וכלים חד פעמיים אם אתה מספק מזון

וגם...

  • בצע את הזמנת המזון
  • שלח דוא"ל לכל עיתונאי שאתה מכיר שעשוי להתעניין באירוע
  • טען את סוללת המצלמות כדי שתהיה מוכן לצלם
  • חלק מהמקומות דורשים רשימת משתתפים לצורך אבטחה. אם אתה צריך להגיש רשימה, וודא שאתה מסדר אותה באלפבית! האבטחה כנראה תדפיס את כל מה שיש לך כמות שהוא והעניינים מסתבכים מהר כשהרשימה לא מסודרת.

שליחת אימייל נוסף למשתתפים

ייתכן שתרצה לשלוח דוא"ל למשתתפים הרשומים בשלב זה, שוב, עם חלק גדול מהמידע הלוגיסטי כפי שאתה יודע, כדי שהם יוכלו לתכנן מראש. ראה "יום לפני" למטה מה לכלול בדוא"ל.

היום שלפני

סיור ומעבר על כל הפרטים

ערכו סיור במיקום שלכם. ודא שיש לך:

  • שולחנות אירועים להאקינג, שולחנות מלבניים לסדנאות
  • מספיק כיסאות (ספור אותם!)
  • יחידת חשמל אחת לכל שולחן
  • WiFi עובד
  • מקרן פועל וחיבורים (אולי אפילו לבדוק את החיבור של המחשב שלך)
  • מיקרופון, לפחות בחדרים גדולים

אם יש לך שני מסלולים מקבילים:

  • עברו על הרשימה למעלה פעם אחת עבור חדר ההאקינג ושוב עבור חדר הסדנאות
  • ודא שיש לך מספיק מקום להחזיק את כולם בחדר אחד מכיוון שהמשתתפים יתאספו בחדר אחד תחילה לפגישת קבלת הפנים

דוא"ל בתפוצה רחבה

שלח אימייל לוגיסטי למשתתפים הרשומים. לִכלוֹל:

  • פרטי הקשר שלך, כולל מספר הטלפון הסלולרי שלך כדי שהמשתתפים יוכלו להתקשר/לסמס לך אם הם לא יכולים למצוא את המקום
  • כל מידע על Happy Hour לפני אירוע ואחרי אירוע: מיקום, תאריך ושעה
  • תאריכי ושעות התחלה וסיום של האירוע
  • מיקום האירוע (כתובת ושם הבניין), מיקום מדויק של הכניסה, הוראות הגעה ומפה
  • תזכורת להביא תעודה מזהה אם במקום יש צ'ק-אין בטחוני
  • תזכורת להביא מחשב נייד ומטען
  • איזה מזון/משקאות יסופקו ומתי (ארוחת בוקר, צהריים, ערב?), ואילו מגבלות יחולו (צמחוני וכו')
  • לוח סדנאות, אם רלוונטי
  • קוד ההתנהגות שלך (או קישור)
  • אם יש בעיות נגישות לנכים במקום, כלול זאת
  • כל חומר לקריאה כדי להכין אותם לנושא האירוע
  • שמות המארגנים והוקרה/תודה לנותני החסות

דפי מידע

הדפס דפי מידע למשתתפים הכוללים:

  • מידע WiFi (SSID וסיסמה)
  • האשטג וכתובת האתר של האירוע
  • לוח הזמנים (שעת התחלה, ארוחת צהריים, שעת סיום ולוח זמנים של הסדנה אם רלוונטי)
  • רשימה של חדרי בריחה
  • המלץ על מקומות קרובים לארוחת צהריים/ערב (וכלול מפה אם אפשר)
  • כתובת URL קצרה (למשל bitly) לשיתוף של המרחבים המקוונים המשותפים

הדפס עותק אחד לכל שולחן (כלומר עותק אחד לכל ~5-10 משתתפים).

וגם

  • הכן שקף שיופיע למפגש קבלת הפנים (אם תרצה)
  • טען את הטלפון שלך. זה הולך להיות יום ארוך מחר (ולא לשכוח מטען).

לוח זמנים של האקתון

כשאתה מגיע מוקדם

  • ודא שהדברים בסדר: שולחנות/כסאות נמצאים שם, המקרן עובד, השירותים תקינים
  • הצב שלטים מהכניסה הראשית של הבניין למקום שבו המשתתפים צריכים ללכת קודם
  • פרסם שלטים לשירותים ולכל חדר אחר שהמשתתפים יצטרכו להגיע אליהם
  • הנח את תגי השם. אם הם מודפסים עם שמות, פרסו אותם בסדר אלפביתי ואם יש הרבה קבצו אותם באופן הגיוני.

מפגש קבלת פנים

התחל בפגישה קצרה המקבלת את פני כולם ופורשת את היום:

  • הציגו את המארגנים
  • תודה למקום ולנותני החסות (אל תשכח אף אחד - זו הסיבה שהם נתנו לך חסות)
  • הסבר את ההיסטוריה ומטרת האירוע
  • ציין את קוד ההתנהגות (שוב, הנקודה היא לעתים קרובות לקבוע נורמות, לא רק לאכוף כללים)
  • שאלו מי לא היה בעבר בהאקתון, או באירוע הספציפי שלכם בעבר; לקדם אותם בברכות
  • הסבר לוגיסטיקה: המרחבים המקוונים, לוח הסדנאות, ארוחת צהריים, שעת סיום
  • עודד אנשים לרשום ולשתף הערות הפעלה ולתעד התקדמות בפרויקטים (ראה את ההערות למעלה על הצגת הסיפור של ההאקתון)

באירוע קטן (עד כ-30 איש), תוכלו להציג בפני כל המשתתפים את עצמם.

כל מי שהביא פרויקט לעבודה צריך אז להציג את הפרויקט לכולם. זה נקרא לפעמים "הצעות לפרויקטים". שמרו על כל פיצ'ר קצר: שם המוביל והשתייכותו, הגדרת הבעיה, הפתרון והכישורים/עזרה הדרושים. מובילי פרויקטים נוטים לדבר כל עוד הם יכולים, אז ייתכן שיהיה עליך לנתק אותם לאחר דקה אחת כדי לכבד את זמנו של הקהל. עודדו מנהיגים לחשוב על זה לא כגיוס, אלא כעל הצהרה עד כמה היום שלהם הולך להיות מדהים.

במהלך היום

יש להגדיר מישהו כמנהל של חדר ההאקינג. הסתובב בין השולחנות כדי לבדוק שכל פרויקט מתנהל בצורה חלקה. בדוק אם מישהו צריך משהו או לא מוצא משהו לעבוד עליו. שמרו על אנשים בלוח הזמנים הכולל. התריע לכולם כשמגיע הזמן לארוחת צהריים ושעה לפני סיום הסיכום. לקראת סיום, ודא שכל פרויקט מוכן להסביר מה הם עשו. בקש מהם לתעד את ההתקדמות שלהם במרחב המקוון.

יש להגדיר מישהו כמנהל הסדנאות. ודאו שהסדנאות עומדות בלוח הזמנים, שהמשתתפים מבינים את המוביל, יכולים לשמוע את המוביל מחלקו האחורי של החדר וכו'. היו בסביבה כדי לוודא שלמוביל הסדנא אין בעיות טכנולוגיות. מארגן צריך להיות בהישג יד בסדנאות בכל עת.

כינוס וסיכום

מפגש הסיכום נותן לכולם הזדמנות לשמוע על מה כולם עבדו במהלך היום. עבור קבוצה קטנה, בקשו מהמתנדבים לדווח על מה שהם השיגו או על מה שלמדו (במיוחד למשתתפי הסדנה). תן לאנשים מחיאות כפיים.

בקבוצות גדולות, כל פרויקט ידווח על הישגיו. אם אפשר, תן להם להציג את עבודתם על המקרן. אבל שמור על קצב מהיר. בשלב זה לפרויקטים אולי יש הרבה מה לומר. תן לכל פרויקט דקה אחת או שתיים, ואם הם מתכוונים להראות משהו על המקרן ודא שהוא מוכן לפני תחילת מפגש הסיכום.

סוף כל סוף:

  • תודה למקום ולנותני החסות
  • תודה למשתתפים ולמארגנים
  • אם יש אירוע לאחר אירוע, הפנה אנשים אליו או בקש ממתנדב להדריך את האנשים

פירוק

לבסוף לאחר שכל המשתתפים הלכו, ודא שהמקום הוחזר למצבו המקורי:

  • לנקות
  • הסרה של השלטים
  • לבדוק אם נשארו חפצים אבודים

נתיחה שלאחר המוות

אחרי האירוע:

  • רשום את כל מה שהלך כמו שצריך כדי שתוכל לחזור על זה בפעם הבאה
  • רשום את כל מה שהשתבש כדי שתוכל להימנע מכך בפעם הבאה
  • חשבו כמה עלה האירוע בסך הכל ולכל משתתף, רק כדי לדעת
  • סקר את המשתתפים לגבי מה הם אהבו ומה לא אהבו
  • פרסמו בלוג על האירוע
  • אם האירוע מכוון תובנות נסו לעבד את התובנות מהאירוע

הערות שוליים

  1. המאמר מתורגם ברישיון CC-BY 4.0 מהמדריך המקורי: hackathon.guide.
  2. התובנות של ג׳ושוע מבוססות על חמש שנים מוצלחות של Open Data Day DC והאקתונים אזרחיים אחרים שהרצתי, נתתי חסות או השתתפתי בהם. הרעיונות נוצרו בהשראת אנשים רבים, במיוחד כולל המארגנים השותפים שלי ל-Open Data Day DC, אריק מיל, סם לי, קתרין טאונסנד וג'וליה בזגאצ'בה, כמו גם ג'סטין גריימס, מאט ביילי, ליאה באנון, לורן מקאן וגרג בלום.
  3. קרא את הטיפים של מדריך הגיוון בכנס Hopper לבחירת דוברים.
  4. ב-Open Data Day DC, הרצנו שש סדנאות במשך יומיים על מבוא לנתונים פתוחים וממשקי API, מבוא לשיתוף פעולה באמצעות github, מיפוי פתוח, מבוא לפייתון ומעורבות קהילתית.
  5. קרא את המדור של מדריך הגיוון בכנס Hopper על חולצות
  6. תוכלו לקבל השראה ולהעתיק את המסמכים הבאים (באנגלית) Code for DC’s code of conduct Tech Lady Hackathon + Training Day’s code of conduct

הודפס מתוך מאגר הידע של דואלוג בכתובת: "https://doalogue.co.il/wiki/index.php?title=איך_לנהל_האקת׳ון_מוצלח&oldid=11154"

משותף תחת רישיון CC-BY 4.0. ניתן להפיץ באופן חופשי תוך מתן קרדיט לדואלוג וקישור למקור.