7,748
עריכות
שינויים
קפיצה לניווט
קפיצה לחיפוש
יצירת דף עם התוכן "'''מדריך'''<ref>המאמר מתורגם ברישיון [https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/ CC-BY 4.0] מהמדריך המקורי: [https://hackat..."
'''מדריך'''<ref>המאמר מתורגם ברישיון [https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/ CC-BY 4.0] מהמדריך המקורי: [https://hackathon.guide/ hackathon.guide]. </ref> '''שלב אחר שלב מאת ג׳ושוע טאוברר המבוסס על הובלה והשתתפות בהאקתונים רבים.'''<ref>התובנות של ג׳ושוע מבוססות על חמש שנים מוצלחות של [http://dc.opendataday.org/ Open Data Day DC] והאקתונים אזרחיים אחרים שהרצתי, נתתי חסות או השתתפתי בהם.
הרעיונות נוצרו בהשראת אנשים רבים, במיוחד כולל המארגנים השותפים שלי ל-Open Data Day DC, אריק מיל, סם לי, קתרין טאונסנד וג'וליה בזגאצ'בה, כמו גם ג'סטין גריימס, מאט ביילי, ליאה באנון, לורן מקאן וגרג בלום.</ref>
{{בעריכה}}
== מה זה האקתון? ==
=== הגדרה ===
אני מגדיר "האקתון" בצורה רחבה מאוד:
* האקינג היא פתרון בעיות באופן יצירתי. (לא חייב לערב טכנולוגיה.)
* האקתון הוא כל אירוע בכל משך שבו אנשים מתאחדים כדי לפתור בעיות. ברוב ההאקתונים שהובלתי היה גם מסלול מקביל עבור סדנאות.
המשתתפים בדרך כלל יוצרים קבוצות של כ-2-5 אנשים, מוציאים את המחשבים הניידים שלהם (אם האירוע מכוון טכנולוגיה), וצוללים לבעיות. סדנאות הכשרה הן מסלול מקביל מצוין במיוחד למצטרפים חדשים אך גם לכל המשתתפים.
=== אנרגיה חיובית ===
ההאקתונים קיבלו שם גרוע בגלל כאלו שיש להם מבנה לא בריא ותחרותי, ועבור הצבת ציפיות לא מציאותיות. אל תריצו האקתון כזה ואתם בדרך הנכונה.
הנה היעדים שחשוב לי תמיד להחזיק בראש:
* לחזק את הקהילה שעבורה מיועד ההאקתון.
* להיות מסביר פנים למצטרפים חדשים לקהילה.
* לתת הזדמנות למשתתפים ללמוד משהו חדש.
* לספק מקום וזמן למשתתפים להתקדם בבעיות שהם מעוניינים בהן.
אל תצפו שבאמת תפתרו בעיה עד סוף ההאקתון. בעיות בחיים האמיתיים הן קשות! חשבו על ההאקתון כעל נקודת עצירה במסע ארוך לפתרון בעיות או כמפגש הדרכה להכנת המשתתפים לפתרון בעיות.
מכיוון שאתה לא הולך לפתור בעיה, אל תפעיל לחץ לא מציאותי (ולא בריא) על המשתתפים שלך. אל תישאר ער כל הלילה, אל תעמיס את המשתתפים עם קפאין ואל תייצר מנצחים ומפסידים. פשוט אל. מעולם לא היו בירה, תחרויות או לחץ זמן בהאקתונים שלי. על המשתתפים לבוא מלאי אנרגיה ולהתקבל באנרגיה חיובית.
=== רגע - אולי האקתון הוא לא הדבר הנכון ===
ההערות שלי למטה הן בעיקר לוגיסטיות ומניחות גישה ממוקדת טכנולוגיה. אני לוקח את זה כמובן מאליו שאתה רוצה לנהל האקתון. אבל קרא את ״א[https://medium.com/@elle_mccann/so-you-think-you-want-to-run-a-hackathon-think-again-f96cd7df246a תה חושב שאתה רוצה לרוץ האקאתון? חשוב שוב]״ של לורלן מקאן למחשבות על דרכים אחרות (ולפעמים טובות יותר) לערב את הקהילה שלך.
שקול גם לא לקרוא לאירוע שלך "האקתון". לא כולם יידעו למה אתה מתכוון, ו"פריצה" עשויה להפחית את הסבירות שכל הקבוצות ירגישו רצויות .
אם המטרה של ההאקתון שלך היא לשווק מוצר, עצור כאן וקרא מדריך אחר. המטרות שלך והמטרות שלי אינן זהות.
== קבלת פנים של מצטרפים חדשים ==
הדבר הקשה ביותר בניהול האקתון מוצלח הוא לקבל את פני החדשים ולעזור להם להיות מעורבים בפעילות.
מצטרפים חדשים סובלים לעתים קרובות מ"תסמונת המתחזה ", התחושה שהם לא שייכים כי אין להם כישורים, לא מספיק חכמים וכו'. הם טועים, כמובן, אבל עד שהם מרגישים שייכים הם יהיו שייכים. לא להיות מסוגל לחוות חוויה מספקת. תפקידו של מארגן ההאקתון לעזור להם להבין שיש להם מה לתרום.
משתתפי ההאקתון בפעם הראשונה מוצפים לעתים קרובות כשמגיע הזמן למצוא פרויקט לעבוד עליו. ייתכן שהם עדיין לא יודעים כיצד לקשר את הכישורים שלהם לסוגי הפרויקטים עליהם עובדים. לדעת איך להיות שימושי היא מיומנות בפני עצמה. תצטרך להדריך אותם לפרויקט ובאמצעות תהליך כדי שהם יבינו כיצד הם יכולים לתרום. אם יש לך יותר מדי משתתפים אבודים ואין לך מספיק עזרה בהפעלתם בפרויקט, הם יעזבו - נסו להימנע מכך.
מארגן ההאקתון חייב לוודא שלכולם יש מה לעשות. אחת הדרכים לעשות זאת היא לקבל רשימה של מובילי פרויקטים מבעוד מועד: אנשים שאתה מכיר מגיעים עם פרויקטים מסוימים שתוכל להדריך אליהם משתתפים אחרים. ואתה יכול לעבוד כדי לוודא שפרויקטי הפריצה שלך מוכנים לקבל מצטרפים חדשים. אתה יכול גם לקיים פעילויות שאינן פרויקטיות - סדנאות, המתוארות להלן - אשר קל יותר להצטרף למצטרפים חדשים.
אתה יכול גם לשקול שילוב של מצטרפים חדשים עם מנטורים או לקיים מפגש טרום-אירוע רק למצטרפים חדשים, כפי שעשתה ויקימדיה לאחרונה .
== האקינג ==
מסלול ה״האקינג״ מיועד למשתתפים לצלול לבעיות. לעתים קרובות נוצרות קבוצות של 2-5 אנשים סביב פרויקט, כגון בניית הדמיית נתונים חדשה, כתיבת מסמך או חקירה משותפת של בעיה. המשתתפים מוציאים את המחשבים הניידים שלהם, מתחברים לחשמל ול-WiFi ומתחילים לעבוד.
ההאקינג מתחילה בהיכרות עם הפרויקט. למשתתפים שמביאים פרויקטים לאירוע יש הזדמנות להסביר בקצרה (דקה לכל היותר) על מה הם עובדים ממש בתחילת האירוע, כך שמשתתפים אחרים יוכלו להצטרף לאותו פרויקט. בסוף האירוע, מפגש סיכום נותן לכל פרויקט הזדמנות להדגים כמה הישגים.
=== טיפוח פרויקטים טובים ===
לא כל פרויקט יוצר פרויקט האקתון טוב. חשוב ביותר למקסם את האיכויות הבאות בפרויקטים באירוע שלכם:
* '''מנוסח בבירור.''' לפרויקטים צריכה להיות שאלה או בעיה ברורה שהם מנסים לפתור ''בתוספת'' פתרון מוצע באופן סביר.
* '''בר השגה.''' רוב הפרויקטים ישיגו כ-25% ממה שהם חושבים שהם יכולים להשיג בזמן המוגבל שיש להם. נהל את המטרות של כל פרויקט כך שהמשתתפים יוכלו להרגיש שהצליחו בסוף הפגישה, בלי להפריע.
* '''קל להכניס מצטרפים חדשים.''' בפרויקטים צריכים להיות משימות מוכנות ליציאה למצטרפים חדשים עם מגוון מיומנויות ובמגוון רמות מיומנות. עבור פרויקטי קידוד, משימות אלו אינן יכולות לדרוש הבנה אינטימית של בסיס הקוד, ולוודא שניתן לסובב את סביבת הבנייה תוך פחות מ-20 דקות. צור רשימה של משימות או צור בעיות github מבעוד מועד!
* '''בהובלת בעל עניין.''' בעל עניין (או "מומחה לנושא") מנחה פרויקט לרלוונטיות בעולם האמיתי. פרויקטים ללא בעל עניין יכולים "לפתור" בעיה שאינה קיימת. באופן אידיאלי המנהיג (או אחד המנהיגים) הוא בעל עניין, או נציג טוב לבעל עניין. אני ממליץ בחום לסקור את סדרת Build With, Not For של Laurenlen McCann על שיתוף מחזיקי עניין בכל עבודת הטכנולוגיה האזרחית. בנוסף, אף פעם לא מספיק למנהיג פרויקט להיות רק איש רעיונות. היזהר כאשר המנהיג הוא בעל עניין אך אינו יכול לחזות כיצד הוא או היא עשויים ליישם יחד עם שאר הצוות.
* '''מְאוּרגָן.''' עבור פרויקטים עם ארבעה או יותר חברים, במיוחד עם מצטרפים חדשים, תפקידו של מנהיג הפרויקט צריך להיות לתאם, להבטיח שלכל חבר צוות יש על מה לעבוד ולעזור לקבל את חברי הצוות החדשים.
התייחס לנקודות אלו כאל רשימת בדיקה. פרויקטים שחושבים על עצמם במונחים של תכונות אלו נוטים להיות שמחים ופרודוקטיביים יותר.
אם אתה יודע על אילו פרויקטים עומדים לעבוד באירוע, ככל שאתה יכול לגרום לפרויקטים האלה לחשוב על כך מוקדם יותר, כך ייטב. היפגשו עם מובילי פרויקט ודברו על מרכיבים אלה של הפרויקט שלהם מבעוד מועד, אם אפשר. בתור מארגן, מידע זה על פרויקטים יכול גם לעזור לך לנתב את המשתתפים לפרויקטים שהם עשויים לרצות לעבוד עליהם.
=== האקתון מוכוון נושא ===
האקתון נושאי הוא זה שבו הפרויקטים מכוונים לבעיה מסוימת: כמו קיימות מזון או תושבים חוזרים. האקתוני נושא מסוגלים למשוך מומחי נושא (דבר שההאקתונים פתוחים אינם טובים בו), והפרויקטים בדרך כלל סובבים סביב בעיות שמומחי הנושא מביאים לשולחן.
כאשר ההאקתון מכוון נושא והוא גם האקתון טכנולוגי, יש בעיה נפוצה: מומחי נושא יכולים לזהות בקלות בעיות בתחומם, אך לא תמיד יכולים להפוך את הבעיות הללו לפרויקטים טכנולוגיים ברי ביצוע. משתתפים אחרים עשויים להיות מוכנים ליישם את כישוריהם אך אינם יודעים דבר על נושא ההאקתון. גישור על פער זה דורש תכנון קפדני מבעוד מועד.
מה שמביא לרוב הוא חלוקה של החדר לשלוש קבוצות:
# מומחי נושא ומשתתפים אחרים עובדים יחד בהצלחה.
# מומחי נושא העובדים עם מומחים אחרים בנושא חקירת בעיות אך לא ביישום.
# משתתפים אחרים נאבקים למצוא משהו רלוונטי לעבוד עליו / יישום פתרון בעל ערך מינימלי לפתרון הבעיות בפועל של הנושא.
מס' 1 מעולה. מס' 2 זה בסדר אם הקבוצה מאושרת. אבל מס' 3 הוא רע: משתתפים ללא הדרכה בנושא ירגישו אבודים. כדי להימנע מכך, ודא שיש לך מספיק פרויקטים ברי ביצוע עבור כולם לפני האירוע. עבוד עם מומחי הנושא לפני האירוע כדי להפוך את הבעיות שלהם לפרויקטים. ראה את הסעיף טיפוח פרויקטים טובים לעיל כדי להבטיח שקיימת שאלה קוהרנטית, שהמשאבים הדרושים קיימים (למשל מערכי נתונים), ושהכישורים הדרושים לפרויקט תואמים את הכישורים שצפויים להביא משתתפים אחרים (ובכמות מספקת).
בנוסף, מומחה לנושא עשוי להציע רעיונות רבים, אך הוא או היא יכולים להשתתף ביעילות רק בפרויקט בודד במהלך האירוע, אז ודא שיש לפחות מומחה אחד לנושא + פרויקט בר ביצוע בערך לכל ארבעה משתתפים שאינם מומחים.
=== שיוך מצטרפים חדשים לפרויקטים חדשים ===
הכנסת משתתפים לפרויקטים קיימים יכולה להיות קשה מאוד. זה אחד החלקים הקשים ביותר של פריצה. אז קבלו רעיונות לפרויקטים חדשים שקל במיוחד למשתתפים להתחיל איתם אם הם לא יכולים להצטרף לפרויקט קיים. הכנת רעיונות לפרויקטים חשובה במיוחד אם אינך מצפה שמשתתפים רבים יביאו פרויקטים! ותמיד תהיה פתוח לרעיונות פרויקטים מהמשתתפים. גם פרויקט של אחד, כלומר מישהו שעובד לבד, זה בסדר!
=== טיפים אחרים ===
אל תאפשרו לאף אחד להעלות רעיון שהוא לא יעבוד עליו באירוע, אלא אם באמת אין מספיק רעיונות להסתובב. אחרת, זה בזבוז זמן יקר של כולם.
לאחר תחילת הפריצה, אל תפריע להאקרים ''אלא'' כדי להבטיח שהפריצה תעבור בצורה חלקה, כדי לבדוק שלכולם יש מה לעשות, וכדי להשאיר אנשים בלוח הזמנים הכולל. פעילויות באמצע היום, כגון רמקולים לארוחת צהריים ושיחות וידאו עם אנשים מחוץ לאתר, מסיחות את הדעת להפליא עבור המשתתפים שעכשיו להוטים לעבוד על בעיה.
== הַדְרָכָה ==
האקתון מוצלח עשוי להיות רק פריצה, רק אימון, או גם פריצה וגם אימון.
אם יש לך מספר לא מבוטל של מצטרפים חדשים, קיום סדנאות הדרכה היא דרך מצוינת לתת להם משהו לעשות שיהיה להם נוח יותר מאשר לצלול לתוך פריצה. אתה יכול להפעיל סדנאות כדי להכיר למשתתפים את נושא ההאקתון או לכישורים טכניים מסוימים שימושיים להאקתון. סדנאות יכולות להיות גם מקומות לקיים דיון בנושאים בתחום הקשורים להאקתון. הסדנאות צריכות להיות אינטראקטיביות ככל האפשר
בחרו בקפידה את מובילי הסדנאות שלכם. באופן אידיאלי המנהיגים ניהלו את אותה סדנה בעבר, כך שהם מתאמנים היטב. הם צריכים גם להיות מגוונים כמו המשתתפים שהייתם רוצים לראות נוכחים באירוע (מגדר, גזע, גיל וכו'). קרא את הטיפים של מדריך הגיוון בכנס הופר לבחירת רמקולים.
הפעל את הסדנאות בחדר שני אם זה אפשרי. סדנאות של 45-90 דקות הן באורך טוב. אם יש לך יותר מסדנה אחת, השאר 15-30 דקות פנויות בין הסדנאות כדי לאפשר למנהיג הראשון להיסגר ולמנהיג השני להקים.
ב-Open Data Day DC, הרצנו שש סדנאות במשך יומיים על מבוא לנתונים פתוחים וממשקי API, מבוא לשיתוף פעולה באמצעות github, מיפוי פתוח, מבוא לפייתון ומעורבות קהילתית.
== מקום ותאריך ==
=== דרישות בסיסיות ===
מצא מקום לארח את האירוע שלך ושריין את התאריך. זה הדבר היחיד שאתה צריך לעשות בצורה משמעותית לקראת האירוע. ככל שתוכלו לשריין מקום מוקדם יותר כך ייטב.
מצא מקום שיכול לספק:
* ישיבה נכונה (ראה להלן)
* פס חשמל אחד לכל שולחן
* Wifi (האם הוא מהיר ואמין? האם הוא יכול לחבר את כל המשתתפים? האם הוא חוסם יציאות?)
* מַקרֵן
* מיקרופון, לפחות בחדרים גדולים
* כניסות נגישות ומקומות ישיבה מותאמים לכיסא גלגלים (ואם יש במה יש לבדוק אם היא נגישה, אם יש)
* נייטרלי מגדר, ליחיד, חדרי רחצה נגישים
(אם אתה עורך אירוע גדול, קרא גם את כל חששות הנגישות המפורטים כאן .)
=== הוֹשָׁבָה ===
דרישות הישיבה שונות עבור פריצה וסדנאות. עבור פריצה, תרצו מערך בסגנון משתה עם שולחנות עגולים גדולים המושבים כ-10 אנשים כל אחד. חדרים במערך אירועים ''מכילים את מספר האנשים המועט ביותר'' בהשוואה לסידורי שולחן/כיסאות אחרים, אז קח זאת בחשבון בעת יכולת המחשוב. לסדנאות תרצו ישיבה בסגנון כיתתי, כלומר שולחנות מלבניים עם כיסאות בצד אחד.
=== מתי ===
בחרו בקפידה את תאריך האירוע שלכם. הימנע מהקיץ, החגים ומאירועים מרכזיים אחרים בתחומך. סופי שבוע קשים עבור אנשים שמגיעים בתפקידם המקצועי. ליל השבוע קשה להורים.
שאל את המקום שלך לגבי זמני התחלה וסיום מותרים. קבעו שעות מתי תגיעו/עזבו ומתי יגיעו/עזבו המשתתפים. תכננו לפחות 30 דקות לפני ואחרי האירוע כדי שתוכלו להתקין ולהפרק/לנקות.
ודא שאתה יכול להיכנס ושהמשתתפים שלך יכולים להיכנס. אם דלת הכניסה של הבניין נעולה, ודא שיש לך מפתח ושיש לך מישהו מוצב ליד הדלת כדי להכניס את המשתתפים (ייתכן שתצטרך צוות של אנשים כדי סובב בדלת הכניסה לאורך כל היום).
=== תבדוק גם... ===
בדקו האם המקום מאפשר לכם לאכול בחדר.
אם מקיימים את האירוע מחוץ לשעות הפעילות, בדקו שבמקום יהיה מיזוג/חימום.
=== תקצוב את המקום שלך ===
מקומות מקצועיים גובים לא מעט כסף, אז תצטרכו למצוא משהו שמתאים לתקציב שלכם. אני מקווה שתוכל למצוא מקום פנוי עם wifi טוב (הספרייה המקומית שלך, חברה של חבר וכו').
עבור אירוע גדול של יום אחד בעיר גדולה, צפו שהמקומות ישתנו באלפי דולרים ליום. זה תלוי בכמה מקום אתה צריך, ואין שום חריזה או סיבה לתמחור, אבל זה בדרך כלל יוצא בערך 10-30$ לאדם.
== חָסוּת ==
לאירועים גדולים, כנראה תזדקקו לספונסרים שיעזרו לכם לכסות את העלויות.
נותני החסות יתנו לך משהו - מזומן, מקום, אוכל, חולצות - בציפייה שהם יקבלו משהו מהתמיכה שלהם באירוע שלך. יכול להיות שהם מגייסים / שוכרים ומחפשים לחפש את המשתתפים שלך, או שהם משווקים מוצר שהם רוצים לקדם.
חשבו מה אתם מוכנים לתת לספונסרים בתמורה לתמיכתם. בוודאי תודו לנותני החסות שלכם, בשמם, במהלך מפגש הפתיחה והסיום שלכם, וכנראה שגם תרצו לצייץ תודה. מעבר לזה, האם אתה רוצה לתת להם זמן ביציע לדבר עם המשתתפים שלך? או שולחן מאחור כדי להשוויץ בדברים שלהם? זה תלוי בך, ואתה צריך למצוא את האיזון הנכון בין הבאת מספיק חסויות לא להפריע למטרות האירוע שלך.
חשב את התקציב שלך - מקום האירוח ועלויות האוכל שלך, במיוחד - ראשית, כדי שתדע כמה חסויות אתה צריך. אבל אז התחילו בהשגת ספונסרים מוקדם.
== מזון ==
באופן אידיאלי כדאי לספק קפה וארוחה קלה לארוחת בוקר ומשקאות לאורך היום (במיוחד מים). האוכל אמנם יקר באופן מפתיע, אז עשה מה שאתה יכול.
=== מה לקנות ===
אם אתה מספק מזון כלשהו, אתה באמת ''חייב'' לספק אפשרויות צמחוניות וללא מוצרי חלב מכיוון שההגבלות התזונתיות הללו נפוצות מאוד. להיות צמחוני לגמרי זה לא רעיון רע. לאחר מכן, קחו בחשבון מגבלות אחרות שעלולות להיות למשתתפים שלכם (טבעוני, כשר, ללא גלוטן) ועשו כמיטב יכולתכם.
היו אחראים עם האוכל שלכם. תחשוב כמו הורה. הזמינו אוכל בריא יחסית. הימנע ממזונות כבדים שגורמים לאנשים ישנוניים (כמו לחם) או לא יעילים (כמו אלכוהול). קפאין וסוכר הם בסדר (אנרגיה זה חשוב), אבל יש להם גם הזנה אמיתית..
=== תקציב ולוגיסטיקה ===
חשבו על 7 עד 15 דולר לאדם. פיצה היא האוכל הזול ביותר להשיג, אבל זה גם בעצם הדבר הגרוע ביותר שאתה יכול להאכיל מישהו (ולא כולם אוכלים את זה) - הימנעי מפיצה אם אתה יכול.
אם אתם מזמינים אוכל, כנראה שתבצעו את ההזמנה לפחות שלושה ימים לפני האירוע.
== הִתנוֹעֲעוּת ==
חלק מהאירועים אוהבים לספק סוואג, כמו חולצות או מדבקות. באופן אישי אני חושב שיש דרכים הרבה יותר טובות לבזבז את התקציב שלך, אבל אם אתה באמת רוצה לספק סוואג זכור-
אל תקבל חולצות טריקו בגודל אחד כי לא כולם דומים. למעשה, קרא את המדור של מדריך הגיוון בכנס הופר על חולצות .
== קוד התנהגות ==
לאירועים טכנולוגיים יש היסטוריה של לא תמיד מסביר פנים לנשים ולמיעוטים. אנחנו צריכים לשנות את זה. אתה יכול להיות חלק מהשינוי הזה על ידי אימוץ קוד התנהגות לאירוע. קוד התנהגות אינו נוגע רק לאכיפת כללים. זה קובע נורמות קהילתיות ושולח איתות למשתתפים לעתיד שאתה מנסה ליצור סביבה מסבירת פנים. וכמובן, אם יש בעיה באירוע שלכם קיום קוד התנהגות מבעוד מועד יעזור לכם לפתור את הבעיה.
חפש אחר קודים של התנהגות המשמשים באירועים שאתה מעריץ, או העתק מקוד ההתנהגות של קוד עבור DC או קוד ההתנהגות של Tech Lady Hackathon + Training Day . קרא גם את הקטע של מדריך הגיוון של ועידת הופר בנושא זה.
== שעות טובות ==
שעת happy hour שלפני האירוע בלילה שלפני עוזרת למשתתפים להכיר אחד את השני באווירה מרגיעה. שעת שמחה שלאחר האירוע בערב לאחר סיום ההאקתון נותנת למשתתפים הזדמנות להתרועע עכשיו כשהם מכירים אחד את השני.
לאירועים גדולים, בחרו בר מבעוד מועד ודברו עם הבר ותוודאו שזה בסדר מבחינתכם להביא קבוצה גדולה. ייתכן שתרצה להזמין חלק מהבר (ייתכן שהם יבקשו תשלום מראש או הוצאה מינימלית מובטחת שהם יחייבו אותך לאחר אם האנשים שלך לא יזמינו מספיק).
אם אתם מגישים אלכוהול קחו בחשבון: לא כולם שותים (אלו מתחת לגיל 21, נשים בהריון והרבה אנשים אחרים מסיבות שונות); אלכוהול יכול להוביל לסביבה לא בטוחה או לא נוחה; אלה ששותים יצטרכו תחבורה ציבורית כדי להגיע הביתה. אז לכן: ספק משקאות לא אלכוהוליים; לפקח על הסביבה כדי להבטיח שהיא תישאר מקצועית ונוחה לכולם; להיות ליד תחבורה ציבורית.
== הַרשָׁמָה ==
הגדר טופס הרשמה של Eventbrite .
=== מגבלת רישום ===
קבע את הקיבולת המקסימלית שלך. לאירוע עם מסלולים מקבילים, זכור שהמשתתפים כולם יתכנסו בחדר אחד בתחילת האירוע, כך שהקיבולת המקסימלית שלך קצת יותר גדולה מהקיבולת של החדר הראשי שלך (יש אנשים שיכולים להידחק/לעמוד בהתחלה ).
לאירוע חינמי, כ-65% מהנרשמים אכן יופיעו. מספר זה נראה באופן עקבי מאוד באירועים שונים. אז הגבילו את הרישום ב-150% מהקיבולת המקסימלית שלכם בפועל.
=== אספו מידע ===
השתמש בטופס ההרשמה כדי לאסוף מידע על המשתתפים:
* שם (ואולי מידע אחר כנדרש על ידי אבטחת המקום)
* כתובת דוא"ל
* הגדרת תפקיד
* האם הם חדשים בהאקתונים?
* איזה סוג של האקרים הם? דוגמאות: מפתח. מְעַצֵב. מדען נתונים. מומחה בתחום. צוות הממשלה. מתקשר. מנהל פרוייקט. עוֹרֵך דִין.
* על מה הם מעוניינים לפרוץ? (שאלה בצורה חופשית)
* האם הם מתעניינים באחת מהסדנאות?
* איך שמעו על האירוע
* צרכים/בקשות מיוחדות
ככל שתוכלו לאסוף יותר מידע מבעוד מועד כך תוכלו לתכנן טוב יותר. אתה יכול להתחיל לחשוב מי יעבוד על מה ברגע שההרשמות מתחילות להגיע. פשוט נסו לדמיין איך כל משתתף רשום ימשיך להעסיק באירוע בהתבסס על כל המידע שאתה יודע עליו.
== עשרה ימים לפני ==
=== מצא מובילי פרויקטים ===
תראה מי מגיע ואם אתה יודע שחלק מהאנשים האלה מגיעים עם פרויקטים מסוימים, זהה מובילי פרויקטים. ייתכן שתרצה גם להיפגש איתם בשלב זה כדי:
* הנח אותם כיצד להתקדם בפרויקטים שלהם
* זהה כיצד הם יכולים לקבל מצטרפים חדשים, אילו משימות ניתנות לביצוע עבור מצטרפים חדשים
* זהה איזה סוג של עזרה הפרויקט שלהם צריך
עיין בסעיף טיפוח פרויקטים טובים למעלה.
=== מצא עוזרים ===
אם אתה עורך סדנאות אינטראקטיביות שבהן המשתתפים עוקבים אחרי המחשבים הניידים שלהם ומצפים שמשתתפים רבים ישתתפו, אולי תרצה שיהיו בסביבה מנחים שיעזרו למשתתפים שנתקעו. תכנן לפחות מנחה אחד לכל 10-20 משתתפים.
כמו כן, מצאו מתנדבים להפעלת שולחן הרישום והכניסה לבניין אם הוא נעול, ותוכלו גם לשקול גיוס מתנדבים שיובילו את הצילום, ניהול מדיה חברתית ותיעוד מה קורה באירוע לסיפור לאחר מכן.
=== אימייל למשתתפים ===
ייתכן שתרצה לשלוח מייל למשתתפים הרשומים בשלב זה עם כמה שיותר מידע לוגיסטי כפי שאתה יודע, כדי שהם יוכלו לתכנן מראש. ראה "יום לפני" למטה מה לכלול בדוא"ל.
== שלושה ימים לפני ==
=== הגדר תקשורת קבוצתית ===
הגדר דרך למשתתפים שלך לתקשר דיגיטלית ולשמור על קשר לאחר האירוע. כמה אפשרויות הן:
* חדר צ'אט, כמו סלאק או קבוצת ווצאפ
* ערוץ מדיה חברתית, כמו האשטאג בטוויטר או בקבוצת פייסבוק
* מרחב מסמכים משותף, כמו Google Docs או Dropbox Paper
* רשימת דוא"ל, כמו קבוצת גוגל
=== תחשוב על איך תספר את הסיפור שלך ===
חלק מההשפעה המתמשכת של האירוע שלך היא באופן שבו אנשים יזכרו אותו:
* בחר האשטאג.
* הגדר טאמבלר או שטח מסמכים ציבורי משותף אחר (ראה למעלה) עבור פרויקטים כדי לתעד התקדמות ולפרסם קישורים.
* תחשוב איך לצלם תמונות של ההאקתון שלך שמספרות את הסיפור שלו.
* איך לנהל מוצלחקרא את אסטרטגיות יצירת המדיה של נתן מטיאס ווילו ברוג להאקתונים.
=== אספקה ===
כדאי להביא לאירוע:
* נייר, טושים וסרט לכתיבה ולפרסום שלטים
* מדבקות וטושים של תג שם עבור אנשים לרשום את שמם על תג השם שלהם
* כרטיסי הערה, עטים, נייר ואספקה אחרת כדי להקל על תכנון הפרויקט
* כוסות פלסטיק, צלחות נייר וכלים חד פעמיים אם אתה מספק מזון
=== גַם... ===
* בצע כל הזמנת קייטרינג מזון
* שלח דוא"ל לכל עיתונאי שאתה מכיר שעשוי להתעניין באירוע
* טען את המצלמה כדי שתהיה מוכן לצלם
* חלק מהמקומות דורשים רשימת משתתפים לצורך אבטחה. אם אתה צריך להגיש רשימה, וודא שאתה מסדר אותה באלפבית! האבטחה כנראה תדפיס את כל מה שיש לך כמות שהוא והעניינים מסתבכים מהר כשהרשימה לא מסודרת.
=== אימייל שוב למשתתפים ===
ייתכן שתרצה לשלוח דוא"ל למשתתפים הרשומים בשלב זה, שוב, עם חלק גדול מהמידע הלוגיסטי כפי שאתה יודע, כדי שהם יוכלו לתכנן מראש. ראה "יום לפני" למטה מה לכלול בדוא"ל.
== היום שלפני ==
=== מעבר ===
ערכו סיור על המקום שלכם. ודא שיש לך:
* שולחנות אירועים לפריצה, שולחנות מלבניים לסדנאות
* מספיק כיסאות (ספור אותם!)
* יחידת חשמל אחת לכל שולחן
* WiFi עובד
* מקרן פועל וחיבורים (אולי אפילו לבדוק את החיבור של המחשב שלך)
* מיקרופון, לפחות בחדרים גדולים
אם יש לך שני מסלולים מקבילים:
* עברו על הרשימה למעלה פעם אחת עבור חדר הפריצה ושוב עבור חדר האימונים
* ודא שיש לך מספיק מקום להחזיק את כולם בחדר אחד מכיוון שהמשתתפים יתאספו בחדר אחד תחילה לפגישת קבלת הפנים
=== פיצוץ דוא"ל ===
שלח אימייל לוגיסטי למשתתפים הרשומים. לִכלוֹל:
* פרטי הקשר שלך, כולל מספר הטלפון הסלולרי שלך כדי שהמשתתפים יוכלו להתקשר/לסמס לך אם הם לא יכולים למצוא את המקום
* כל מידע על Happy Hour לפני אירוע ואחרי אירוע: מיקום, תאריך ושעה
* תאריכי ושעות התחלה וסיום של האירוע
* מיקום האירוע (כתובת ושם הבניין), מיקום מדויק של הכניסה, הוראות הגעה ומפה
* תזכורת להביא תעודה מזהה אם במקום יש צ'ק-אין בטחוני
* תזכורת להביא מחשב נייד ומטען
* איזה מזון/משקאות יסופקו ומתי (ארוחת בוקר, צהריים, ערב?), ואילו מגבלות יחולו (צמחוני וכו')
* לוח סדנאות, אם רלוונטי
* קוד ההתנהגות שלך (או קישור)
* אם יש בעיות נגישות לנכים במקום, כלול זאת
* כל חומר לקריאה כדי להכין אותם לנושא האירוע
* שמות המארגנים והוקרה/תודה לנותני החסות
=== דפי מידע ===
הדפס דפי מידע למשתתפים הכוללים:
* מידע WiFi (SSID וסיסמה)
* האשטג וכתובת האתר של האירוע
* לוח הזמנים (שעת התחלה, ארוחת צהריים, שעת סיום ולוח זמנים של הסדנה אם רלוונטי)
* רשימה של חדרי בריחה
* המלץ על מקומות קרובים לארוחת צהריים/ערב (וכלול מפה אם אפשר)
* כתובת URL קצרה (למשל bitly) לעמוד ה-tumblr או ה-Hackpad
הדפס עותק אחד לכל שולחן (כלומר עותק אחד לכל ~5-10 משתתפים).
=== גַם ===
* הכן שקופיות למפגש קבלת הפנים (אם תרצה)
* טען את הטלפון שלך. זה הולך להיות יום ארוך מחר.
== לוח זמנים של האקתון ==
=== כשאתה מגיע מוקדם ===
* ודא שהדברים בסדר: שולחנות/כסאות נמצאים שם, המקרן עובד, השירותים תקינים
* הצב שלטים מהכניסה הראשית של הבניין למקום שבו המשתתפים צריכים ללכת קודם
* פרסם שלטים לשירותים ולכל חדר אחר שהמשתתפים יצטרכו להגיע אליהם
* הנח את תגי השם. אם הם מודפסים עם שמות, פרסו אותם בסדר אלפביתי ואם יש הרבה קבצו אותם לפי חלק מהאלפבית ושלטי העמודים.
=== מפגש קבלת פנים ===
התחל בפגישה קצרה המקבלת את פני כולם ופורשת את היום:
* הציגו את המארגנים
* תודה למקום ולנותני החסות (אל תשכח אף אחד - ''זו'' הסיבה שהם נתנו לך חסות)
* הסבר את ההיסטוריה ומטרת האירוע
* ציין את קוד ההתנהגות (שוב, הנקודה היא לעתים קרובות לקבוע נורמות, לא רק לאכוף כללים)
* שאלו מי לא היה בעבר בהאקתון, או באירוע הספציפי שלכם בעבר; לתת מחיאות כפיים
* הסבר לוגיסטיקה: ה-Tumblr, לוח הסדנאות, ארוחת צהריים, שעת סיום
* עודד אנשים לרשום ולשתף הערות הפעלה ולתעד התקדמות בפרויקטים (ראה את ההערות למעלה על הצגת הסיפור של ההאקתון)
באירוע קטן (עד כ-30 איש), תוכלו להציג בפני כל המשתתפים את עצמם.
כל מי שהביא פרויקט לעבודה צריך אז להציג את הפרויקט לכולם. זה נקרא לפעמים "הצעות לפרויקטים". שמרו על כל פיצ'ר קצר: שם המנהיג והשתייכותו, הצהרת בעיה, הפתרון והכישורים/עזרה הדרושים. מובילי פרויקטים נוטים לדבר כל עוד הם יכולים, אז ייתכן שיהיה עליך לנתק אותם לאחר דקה אחת כדי לכבד את זמנו של הקהל. עודדו מנהיגים לחשוב על זה לא כגיוס, אלא כעל התפארות עד כמה היום שלהם הולך להיות מדהים.
=== במהלך היום ===
יש למישהו לנהל את חדר הפריצה. הסתובב כדי לבדוק שכל פרויקט מתנהל בצורה חלקה. בדוק אם מישהו צריך משהו או לא מוצא משהו לעבוד עליו. שמרו על אנשים בלוח הזמנים הכולל. התריע לכולם כשמגיע הזמן לארוחת צהריים ושעה לפני סיום הסיכום. לקראת סיום, ודא שכל פרויקט מוכן להסביר מה הם עשו. בקש מהם לתעד את ההתקדמות שלהם בטאמבלר.
יש למישהו לנהל סדנאות. ודאו שהסדנאות עומדות בלוח הזמנים, שהמשתתפים מבינים את המנהיג, יכולים לשמוע את המנהיג מחלקו האחורי של החדר וכו'. היו בסביבה כדי לוודא שלמנהיג הסדנא אין בעיות טכנולוגיות. מארגן צריך להיות בהישג יד בסדנאות בכל עת.
=== לעטוף ===
מפגש הסיכום נותן לכולם הזדמנות לשמוע על מה כולם עבדו במהלך היום. עבור קבוצה קטנה, בקשו מהמתנדבים לדווח על מה שהם השיגו או על מה שלמדו (במיוחד למשתתפי הסדנה). תן לאנשים מחיאות כפיים.
בקבוצות גדולות, כל פרויקט ידווח על הישגיו. אם אפשר, תן להם להראות את עבודתם על המקרן. אבל שמור על דברים מהר. בשלב זה לפרויקטים אולי יש הרבה מה לומר. שמור כל פרויקט לדקה אחת או שתיים, ואם הם מתכוונים להראות משהו על המקרן ודא שהוא מוכן לפני תחילת מפגש הסיכום.
סוף כל סוף:
* תודה למקום ולנותני החסות
* תודה למשתתפים ולמארגנים
* אם יש אירוע לאחר אירוע, הפנה אנשים אליו או בקש ממתנדב להוביל אנשים
=== לקרוע ===
לבסוף לאחר שכל המשתתפים נעלמו, ודא שהמקום הוחזר למצבו המקורי:
* לנקות
* הסר שלטים
* בדוק אם חפצים אבודים
== נתיחה שלאחר המוות ==
אחרי האירוע:
* רשום את כל מה שהלך כמו שצריך כדי שתוכל לחזור על זה בפעם הבאה
* רשום את כל מה שהשתבש כדי שתוכל להימנע מכך בפעם הבאה
* חשבו כמה עלה האירוע בסך הכל ולכל משתתף, רק כדי לדעת
* סקר את המשתתפים לגבי מה הם אהבו ומה לא אהבו
* בלוג על האירוע
{{הערות}}
הרעיונות נוצרו בהשראת אנשים רבים, במיוחד כולל המארגנים השותפים שלי ל-Open Data Day DC, אריק מיל, סם לי, קתרין טאונסנד וג'וליה בזגאצ'בה, כמו גם ג'סטין גריימס, מאט ביילי, ליאה באנון, לורן מקאן וגרג בלום.</ref>
{{בעריכה}}
== מה זה האקתון? ==
=== הגדרה ===
אני מגדיר "האקתון" בצורה רחבה מאוד:
* האקינג היא פתרון בעיות באופן יצירתי. (לא חייב לערב טכנולוגיה.)
* האקתון הוא כל אירוע בכל משך שבו אנשים מתאחדים כדי לפתור בעיות. ברוב ההאקתונים שהובלתי היה גם מסלול מקביל עבור סדנאות.
המשתתפים בדרך כלל יוצרים קבוצות של כ-2-5 אנשים, מוציאים את המחשבים הניידים שלהם (אם האירוע מכוון טכנולוגיה), וצוללים לבעיות. סדנאות הכשרה הן מסלול מקביל מצוין במיוחד למצטרפים חדשים אך גם לכל המשתתפים.
=== אנרגיה חיובית ===
ההאקתונים קיבלו שם גרוע בגלל כאלו שיש להם מבנה לא בריא ותחרותי, ועבור הצבת ציפיות לא מציאותיות. אל תריצו האקתון כזה ואתם בדרך הנכונה.
הנה היעדים שחשוב לי תמיד להחזיק בראש:
* לחזק את הקהילה שעבורה מיועד ההאקתון.
* להיות מסביר פנים למצטרפים חדשים לקהילה.
* לתת הזדמנות למשתתפים ללמוד משהו חדש.
* לספק מקום וזמן למשתתפים להתקדם בבעיות שהם מעוניינים בהן.
אל תצפו שבאמת תפתרו בעיה עד סוף ההאקתון. בעיות בחיים האמיתיים הן קשות! חשבו על ההאקתון כעל נקודת עצירה במסע ארוך לפתרון בעיות או כמפגש הדרכה להכנת המשתתפים לפתרון בעיות.
מכיוון שאתה לא הולך לפתור בעיה, אל תפעיל לחץ לא מציאותי (ולא בריא) על המשתתפים שלך. אל תישאר ער כל הלילה, אל תעמיס את המשתתפים עם קפאין ואל תייצר מנצחים ומפסידים. פשוט אל. מעולם לא היו בירה, תחרויות או לחץ זמן בהאקתונים שלי. על המשתתפים לבוא מלאי אנרגיה ולהתקבל באנרגיה חיובית.
=== רגע - אולי האקתון הוא לא הדבר הנכון ===
ההערות שלי למטה הן בעיקר לוגיסטיות ומניחות גישה ממוקדת טכנולוגיה. אני לוקח את זה כמובן מאליו שאתה רוצה לנהל האקתון. אבל קרא את ״א[https://medium.com/@elle_mccann/so-you-think-you-want-to-run-a-hackathon-think-again-f96cd7df246a תה חושב שאתה רוצה לרוץ האקאתון? חשוב שוב]״ של לורלן מקאן למחשבות על דרכים אחרות (ולפעמים טובות יותר) לערב את הקהילה שלך.
שקול גם לא לקרוא לאירוע שלך "האקתון". לא כולם יידעו למה אתה מתכוון, ו"פריצה" עשויה להפחית את הסבירות שכל הקבוצות ירגישו רצויות .
אם המטרה של ההאקתון שלך היא לשווק מוצר, עצור כאן וקרא מדריך אחר. המטרות שלך והמטרות שלי אינן זהות.
== קבלת פנים של מצטרפים חדשים ==
הדבר הקשה ביותר בניהול האקתון מוצלח הוא לקבל את פני החדשים ולעזור להם להיות מעורבים בפעילות.
מצטרפים חדשים סובלים לעתים קרובות מ"תסמונת המתחזה ", התחושה שהם לא שייכים כי אין להם כישורים, לא מספיק חכמים וכו'. הם טועים, כמובן, אבל עד שהם מרגישים שייכים הם יהיו שייכים. לא להיות מסוגל לחוות חוויה מספקת. תפקידו של מארגן ההאקתון לעזור להם להבין שיש להם מה לתרום.
משתתפי ההאקתון בפעם הראשונה מוצפים לעתים קרובות כשמגיע הזמן למצוא פרויקט לעבוד עליו. ייתכן שהם עדיין לא יודעים כיצד לקשר את הכישורים שלהם לסוגי הפרויקטים עליהם עובדים. לדעת איך להיות שימושי היא מיומנות בפני עצמה. תצטרך להדריך אותם לפרויקט ובאמצעות תהליך כדי שהם יבינו כיצד הם יכולים לתרום. אם יש לך יותר מדי משתתפים אבודים ואין לך מספיק עזרה בהפעלתם בפרויקט, הם יעזבו - נסו להימנע מכך.
מארגן ההאקתון חייב לוודא שלכולם יש מה לעשות. אחת הדרכים לעשות זאת היא לקבל רשימה של מובילי פרויקטים מבעוד מועד: אנשים שאתה מכיר מגיעים עם פרויקטים מסוימים שתוכל להדריך אליהם משתתפים אחרים. ואתה יכול לעבוד כדי לוודא שפרויקטי הפריצה שלך מוכנים לקבל מצטרפים חדשים. אתה יכול גם לקיים פעילויות שאינן פרויקטיות - סדנאות, המתוארות להלן - אשר קל יותר להצטרף למצטרפים חדשים.
אתה יכול גם לשקול שילוב של מצטרפים חדשים עם מנטורים או לקיים מפגש טרום-אירוע רק למצטרפים חדשים, כפי שעשתה ויקימדיה לאחרונה .
== האקינג ==
מסלול ה״האקינג״ מיועד למשתתפים לצלול לבעיות. לעתים קרובות נוצרות קבוצות של 2-5 אנשים סביב פרויקט, כגון בניית הדמיית נתונים חדשה, כתיבת מסמך או חקירה משותפת של בעיה. המשתתפים מוציאים את המחשבים הניידים שלהם, מתחברים לחשמל ול-WiFi ומתחילים לעבוד.
ההאקינג מתחילה בהיכרות עם הפרויקט. למשתתפים שמביאים פרויקטים לאירוע יש הזדמנות להסביר בקצרה (דקה לכל היותר) על מה הם עובדים ממש בתחילת האירוע, כך שמשתתפים אחרים יוכלו להצטרף לאותו פרויקט. בסוף האירוע, מפגש סיכום נותן לכל פרויקט הזדמנות להדגים כמה הישגים.
=== טיפוח פרויקטים טובים ===
לא כל פרויקט יוצר פרויקט האקתון טוב. חשוב ביותר למקסם את האיכויות הבאות בפרויקטים באירוע שלכם:
* '''מנוסח בבירור.''' לפרויקטים צריכה להיות שאלה או בעיה ברורה שהם מנסים לפתור ''בתוספת'' פתרון מוצע באופן סביר.
* '''בר השגה.''' רוב הפרויקטים ישיגו כ-25% ממה שהם חושבים שהם יכולים להשיג בזמן המוגבל שיש להם. נהל את המטרות של כל פרויקט כך שהמשתתפים יוכלו להרגיש שהצליחו בסוף הפגישה, בלי להפריע.
* '''קל להכניס מצטרפים חדשים.''' בפרויקטים צריכים להיות משימות מוכנות ליציאה למצטרפים חדשים עם מגוון מיומנויות ובמגוון רמות מיומנות. עבור פרויקטי קידוד, משימות אלו אינן יכולות לדרוש הבנה אינטימית של בסיס הקוד, ולוודא שניתן לסובב את סביבת הבנייה תוך פחות מ-20 דקות. צור רשימה של משימות או צור בעיות github מבעוד מועד!
* '''בהובלת בעל עניין.''' בעל עניין (או "מומחה לנושא") מנחה פרויקט לרלוונטיות בעולם האמיתי. פרויקטים ללא בעל עניין יכולים "לפתור" בעיה שאינה קיימת. באופן אידיאלי המנהיג (או אחד המנהיגים) הוא בעל עניין, או נציג טוב לבעל עניין. אני ממליץ בחום לסקור את סדרת Build With, Not For של Laurenlen McCann על שיתוף מחזיקי עניין בכל עבודת הטכנולוגיה האזרחית. בנוסף, אף פעם לא מספיק למנהיג פרויקט להיות רק איש רעיונות. היזהר כאשר המנהיג הוא בעל עניין אך אינו יכול לחזות כיצד הוא או היא עשויים ליישם יחד עם שאר הצוות.
* '''מְאוּרגָן.''' עבור פרויקטים עם ארבעה או יותר חברים, במיוחד עם מצטרפים חדשים, תפקידו של מנהיג הפרויקט צריך להיות לתאם, להבטיח שלכל חבר צוות יש על מה לעבוד ולעזור לקבל את חברי הצוות החדשים.
התייחס לנקודות אלו כאל רשימת בדיקה. פרויקטים שחושבים על עצמם במונחים של תכונות אלו נוטים להיות שמחים ופרודוקטיביים יותר.
אם אתה יודע על אילו פרויקטים עומדים לעבוד באירוע, ככל שאתה יכול לגרום לפרויקטים האלה לחשוב על כך מוקדם יותר, כך ייטב. היפגשו עם מובילי פרויקט ודברו על מרכיבים אלה של הפרויקט שלהם מבעוד מועד, אם אפשר. בתור מארגן, מידע זה על פרויקטים יכול גם לעזור לך לנתב את המשתתפים לפרויקטים שהם עשויים לרצות לעבוד עליהם.
=== האקתון מוכוון נושא ===
האקתון נושאי הוא זה שבו הפרויקטים מכוונים לבעיה מסוימת: כמו קיימות מזון או תושבים חוזרים. האקתוני נושא מסוגלים למשוך מומחי נושא (דבר שההאקתונים פתוחים אינם טובים בו), והפרויקטים בדרך כלל סובבים סביב בעיות שמומחי הנושא מביאים לשולחן.
כאשר ההאקתון מכוון נושא והוא גם האקתון טכנולוגי, יש בעיה נפוצה: מומחי נושא יכולים לזהות בקלות בעיות בתחומם, אך לא תמיד יכולים להפוך את הבעיות הללו לפרויקטים טכנולוגיים ברי ביצוע. משתתפים אחרים עשויים להיות מוכנים ליישם את כישוריהם אך אינם יודעים דבר על נושא ההאקתון. גישור על פער זה דורש תכנון קפדני מבעוד מועד.
מה שמביא לרוב הוא חלוקה של החדר לשלוש קבוצות:
# מומחי נושא ומשתתפים אחרים עובדים יחד בהצלחה.
# מומחי נושא העובדים עם מומחים אחרים בנושא חקירת בעיות אך לא ביישום.
# משתתפים אחרים נאבקים למצוא משהו רלוונטי לעבוד עליו / יישום פתרון בעל ערך מינימלי לפתרון הבעיות בפועל של הנושא.
מס' 1 מעולה. מס' 2 זה בסדר אם הקבוצה מאושרת. אבל מס' 3 הוא רע: משתתפים ללא הדרכה בנושא ירגישו אבודים. כדי להימנע מכך, ודא שיש לך מספיק פרויקטים ברי ביצוע עבור כולם לפני האירוע. עבוד עם מומחי הנושא לפני האירוע כדי להפוך את הבעיות שלהם לפרויקטים. ראה את הסעיף טיפוח פרויקטים טובים לעיל כדי להבטיח שקיימת שאלה קוהרנטית, שהמשאבים הדרושים קיימים (למשל מערכי נתונים), ושהכישורים הדרושים לפרויקט תואמים את הכישורים שצפויים להביא משתתפים אחרים (ובכמות מספקת).
בנוסף, מומחה לנושא עשוי להציע רעיונות רבים, אך הוא או היא יכולים להשתתף ביעילות רק בפרויקט בודד במהלך האירוע, אז ודא שיש לפחות מומחה אחד לנושא + פרויקט בר ביצוע בערך לכל ארבעה משתתפים שאינם מומחים.
=== שיוך מצטרפים חדשים לפרויקטים חדשים ===
הכנסת משתתפים לפרויקטים קיימים יכולה להיות קשה מאוד. זה אחד החלקים הקשים ביותר של פריצה. אז קבלו רעיונות לפרויקטים חדשים שקל במיוחד למשתתפים להתחיל איתם אם הם לא יכולים להצטרף לפרויקט קיים. הכנת רעיונות לפרויקטים חשובה במיוחד אם אינך מצפה שמשתתפים רבים יביאו פרויקטים! ותמיד תהיה פתוח לרעיונות פרויקטים מהמשתתפים. גם פרויקט של אחד, כלומר מישהו שעובד לבד, זה בסדר!
=== טיפים אחרים ===
אל תאפשרו לאף אחד להעלות רעיון שהוא לא יעבוד עליו באירוע, אלא אם באמת אין מספיק רעיונות להסתובב. אחרת, זה בזבוז זמן יקר של כולם.
לאחר תחילת הפריצה, אל תפריע להאקרים ''אלא'' כדי להבטיח שהפריצה תעבור בצורה חלקה, כדי לבדוק שלכולם יש מה לעשות, וכדי להשאיר אנשים בלוח הזמנים הכולל. פעילויות באמצע היום, כגון רמקולים לארוחת צהריים ושיחות וידאו עם אנשים מחוץ לאתר, מסיחות את הדעת להפליא עבור המשתתפים שעכשיו להוטים לעבוד על בעיה.
== הַדְרָכָה ==
האקתון מוצלח עשוי להיות רק פריצה, רק אימון, או גם פריצה וגם אימון.
אם יש לך מספר לא מבוטל של מצטרפים חדשים, קיום סדנאות הדרכה היא דרך מצוינת לתת להם משהו לעשות שיהיה להם נוח יותר מאשר לצלול לתוך פריצה. אתה יכול להפעיל סדנאות כדי להכיר למשתתפים את נושא ההאקתון או לכישורים טכניים מסוימים שימושיים להאקתון. סדנאות יכולות להיות גם מקומות לקיים דיון בנושאים בתחום הקשורים להאקתון. הסדנאות צריכות להיות אינטראקטיביות ככל האפשר
בחרו בקפידה את מובילי הסדנאות שלכם. באופן אידיאלי המנהיגים ניהלו את אותה סדנה בעבר, כך שהם מתאמנים היטב. הם צריכים גם להיות מגוונים כמו המשתתפים שהייתם רוצים לראות נוכחים באירוע (מגדר, גזע, גיל וכו'). קרא את הטיפים של מדריך הגיוון בכנס הופר לבחירת רמקולים.
הפעל את הסדנאות בחדר שני אם זה אפשרי. סדנאות של 45-90 דקות הן באורך טוב. אם יש לך יותר מסדנה אחת, השאר 15-30 דקות פנויות בין הסדנאות כדי לאפשר למנהיג הראשון להיסגר ולמנהיג השני להקים.
ב-Open Data Day DC, הרצנו שש סדנאות במשך יומיים על מבוא לנתונים פתוחים וממשקי API, מבוא לשיתוף פעולה באמצעות github, מיפוי פתוח, מבוא לפייתון ומעורבות קהילתית.
== מקום ותאריך ==
=== דרישות בסיסיות ===
מצא מקום לארח את האירוע שלך ושריין את התאריך. זה הדבר היחיד שאתה צריך לעשות בצורה משמעותית לקראת האירוע. ככל שתוכלו לשריין מקום מוקדם יותר כך ייטב.
מצא מקום שיכול לספק:
* ישיבה נכונה (ראה להלן)
* פס חשמל אחד לכל שולחן
* Wifi (האם הוא מהיר ואמין? האם הוא יכול לחבר את כל המשתתפים? האם הוא חוסם יציאות?)
* מַקרֵן
* מיקרופון, לפחות בחדרים גדולים
* כניסות נגישות ומקומות ישיבה מותאמים לכיסא גלגלים (ואם יש במה יש לבדוק אם היא נגישה, אם יש)
* נייטרלי מגדר, ליחיד, חדרי רחצה נגישים
(אם אתה עורך אירוע גדול, קרא גם את כל חששות הנגישות המפורטים כאן .)
=== הוֹשָׁבָה ===
דרישות הישיבה שונות עבור פריצה וסדנאות. עבור פריצה, תרצו מערך בסגנון משתה עם שולחנות עגולים גדולים המושבים כ-10 אנשים כל אחד. חדרים במערך אירועים ''מכילים את מספר האנשים המועט ביותר'' בהשוואה לסידורי שולחן/כיסאות אחרים, אז קח זאת בחשבון בעת יכולת המחשוב. לסדנאות תרצו ישיבה בסגנון כיתתי, כלומר שולחנות מלבניים עם כיסאות בצד אחד.
=== מתי ===
בחרו בקפידה את תאריך האירוע שלכם. הימנע מהקיץ, החגים ומאירועים מרכזיים אחרים בתחומך. סופי שבוע קשים עבור אנשים שמגיעים בתפקידם המקצועי. ליל השבוע קשה להורים.
שאל את המקום שלך לגבי זמני התחלה וסיום מותרים. קבעו שעות מתי תגיעו/עזבו ומתי יגיעו/עזבו המשתתפים. תכננו לפחות 30 דקות לפני ואחרי האירוע כדי שתוכלו להתקין ולהפרק/לנקות.
ודא שאתה יכול להיכנס ושהמשתתפים שלך יכולים להיכנס. אם דלת הכניסה של הבניין נעולה, ודא שיש לך מפתח ושיש לך מישהו מוצב ליד הדלת כדי להכניס את המשתתפים (ייתכן שתצטרך צוות של אנשים כדי סובב בדלת הכניסה לאורך כל היום).
=== תבדוק גם... ===
בדקו האם המקום מאפשר לכם לאכול בחדר.
אם מקיימים את האירוע מחוץ לשעות הפעילות, בדקו שבמקום יהיה מיזוג/חימום.
=== תקצוב את המקום שלך ===
מקומות מקצועיים גובים לא מעט כסף, אז תצטרכו למצוא משהו שמתאים לתקציב שלכם. אני מקווה שתוכל למצוא מקום פנוי עם wifi טוב (הספרייה המקומית שלך, חברה של חבר וכו').
עבור אירוע גדול של יום אחד בעיר גדולה, צפו שהמקומות ישתנו באלפי דולרים ליום. זה תלוי בכמה מקום אתה צריך, ואין שום חריזה או סיבה לתמחור, אבל זה בדרך כלל יוצא בערך 10-30$ לאדם.
== חָסוּת ==
לאירועים גדולים, כנראה תזדקקו לספונסרים שיעזרו לכם לכסות את העלויות.
נותני החסות יתנו לך משהו - מזומן, מקום, אוכל, חולצות - בציפייה שהם יקבלו משהו מהתמיכה שלהם באירוע שלך. יכול להיות שהם מגייסים / שוכרים ומחפשים לחפש את המשתתפים שלך, או שהם משווקים מוצר שהם רוצים לקדם.
חשבו מה אתם מוכנים לתת לספונסרים בתמורה לתמיכתם. בוודאי תודו לנותני החסות שלכם, בשמם, במהלך מפגש הפתיחה והסיום שלכם, וכנראה שגם תרצו לצייץ תודה. מעבר לזה, האם אתה רוצה לתת להם זמן ביציע לדבר עם המשתתפים שלך? או שולחן מאחור כדי להשוויץ בדברים שלהם? זה תלוי בך, ואתה צריך למצוא את האיזון הנכון בין הבאת מספיק חסויות לא להפריע למטרות האירוע שלך.
חשב את התקציב שלך - מקום האירוח ועלויות האוכל שלך, במיוחד - ראשית, כדי שתדע כמה חסויות אתה צריך. אבל אז התחילו בהשגת ספונסרים מוקדם.
== מזון ==
באופן אידיאלי כדאי לספק קפה וארוחה קלה לארוחת בוקר ומשקאות לאורך היום (במיוחד מים). האוכל אמנם יקר באופן מפתיע, אז עשה מה שאתה יכול.
=== מה לקנות ===
אם אתה מספק מזון כלשהו, אתה באמת ''חייב'' לספק אפשרויות צמחוניות וללא מוצרי חלב מכיוון שההגבלות התזונתיות הללו נפוצות מאוד. להיות צמחוני לגמרי זה לא רעיון רע. לאחר מכן, קחו בחשבון מגבלות אחרות שעלולות להיות למשתתפים שלכם (טבעוני, כשר, ללא גלוטן) ועשו כמיטב יכולתכם.
היו אחראים עם האוכל שלכם. תחשוב כמו הורה. הזמינו אוכל בריא יחסית. הימנע ממזונות כבדים שגורמים לאנשים ישנוניים (כמו לחם) או לא יעילים (כמו אלכוהול). קפאין וסוכר הם בסדר (אנרגיה זה חשוב), אבל יש להם גם הזנה אמיתית..
=== תקציב ולוגיסטיקה ===
חשבו על 7 עד 15 דולר לאדם. פיצה היא האוכל הזול ביותר להשיג, אבל זה גם בעצם הדבר הגרוע ביותר שאתה יכול להאכיל מישהו (ולא כולם אוכלים את זה) - הימנעי מפיצה אם אתה יכול.
אם אתם מזמינים אוכל, כנראה שתבצעו את ההזמנה לפחות שלושה ימים לפני האירוע.
== הִתנוֹעֲעוּת ==
חלק מהאירועים אוהבים לספק סוואג, כמו חולצות או מדבקות. באופן אישי אני חושב שיש דרכים הרבה יותר טובות לבזבז את התקציב שלך, אבל אם אתה באמת רוצה לספק סוואג זכור-
אל תקבל חולצות טריקו בגודל אחד כי לא כולם דומים. למעשה, קרא את המדור של מדריך הגיוון בכנס הופר על חולצות .
== קוד התנהגות ==
לאירועים טכנולוגיים יש היסטוריה של לא תמיד מסביר פנים לנשים ולמיעוטים. אנחנו צריכים לשנות את זה. אתה יכול להיות חלק מהשינוי הזה על ידי אימוץ קוד התנהגות לאירוע. קוד התנהגות אינו נוגע רק לאכיפת כללים. זה קובע נורמות קהילתיות ושולח איתות למשתתפים לעתיד שאתה מנסה ליצור סביבה מסבירת פנים. וכמובן, אם יש בעיה באירוע שלכם קיום קוד התנהגות מבעוד מועד יעזור לכם לפתור את הבעיה.
חפש אחר קודים של התנהגות המשמשים באירועים שאתה מעריץ, או העתק מקוד ההתנהגות של קוד עבור DC או קוד ההתנהגות של Tech Lady Hackathon + Training Day . קרא גם את הקטע של מדריך הגיוון של ועידת הופר בנושא זה.
== שעות טובות ==
שעת happy hour שלפני האירוע בלילה שלפני עוזרת למשתתפים להכיר אחד את השני באווירה מרגיעה. שעת שמחה שלאחר האירוע בערב לאחר סיום ההאקתון נותנת למשתתפים הזדמנות להתרועע עכשיו כשהם מכירים אחד את השני.
לאירועים גדולים, בחרו בר מבעוד מועד ודברו עם הבר ותוודאו שזה בסדר מבחינתכם להביא קבוצה גדולה. ייתכן שתרצה להזמין חלק מהבר (ייתכן שהם יבקשו תשלום מראש או הוצאה מינימלית מובטחת שהם יחייבו אותך לאחר אם האנשים שלך לא יזמינו מספיק).
אם אתם מגישים אלכוהול קחו בחשבון: לא כולם שותים (אלו מתחת לגיל 21, נשים בהריון והרבה אנשים אחרים מסיבות שונות); אלכוהול יכול להוביל לסביבה לא בטוחה או לא נוחה; אלה ששותים יצטרכו תחבורה ציבורית כדי להגיע הביתה. אז לכן: ספק משקאות לא אלכוהוליים; לפקח על הסביבה כדי להבטיח שהיא תישאר מקצועית ונוחה לכולם; להיות ליד תחבורה ציבורית.
== הַרשָׁמָה ==
הגדר טופס הרשמה של Eventbrite .
=== מגבלת רישום ===
קבע את הקיבולת המקסימלית שלך. לאירוע עם מסלולים מקבילים, זכור שהמשתתפים כולם יתכנסו בחדר אחד בתחילת האירוע, כך שהקיבולת המקסימלית שלך קצת יותר גדולה מהקיבולת של החדר הראשי שלך (יש אנשים שיכולים להידחק/לעמוד בהתחלה ).
לאירוע חינמי, כ-65% מהנרשמים אכן יופיעו. מספר זה נראה באופן עקבי מאוד באירועים שונים. אז הגבילו את הרישום ב-150% מהקיבולת המקסימלית שלכם בפועל.
=== אספו מידע ===
השתמש בטופס ההרשמה כדי לאסוף מידע על המשתתפים:
* שם (ואולי מידע אחר כנדרש על ידי אבטחת המקום)
* כתובת דוא"ל
* הגדרת תפקיד
* האם הם חדשים בהאקתונים?
* איזה סוג של האקרים הם? דוגמאות: מפתח. מְעַצֵב. מדען נתונים. מומחה בתחום. צוות הממשלה. מתקשר. מנהל פרוייקט. עוֹרֵך דִין.
* על מה הם מעוניינים לפרוץ? (שאלה בצורה חופשית)
* האם הם מתעניינים באחת מהסדנאות?
* איך שמעו על האירוע
* צרכים/בקשות מיוחדות
ככל שתוכלו לאסוף יותר מידע מבעוד מועד כך תוכלו לתכנן טוב יותר. אתה יכול להתחיל לחשוב מי יעבוד על מה ברגע שההרשמות מתחילות להגיע. פשוט נסו לדמיין איך כל משתתף רשום ימשיך להעסיק באירוע בהתבסס על כל המידע שאתה יודע עליו.
== עשרה ימים לפני ==
=== מצא מובילי פרויקטים ===
תראה מי מגיע ואם אתה יודע שחלק מהאנשים האלה מגיעים עם פרויקטים מסוימים, זהה מובילי פרויקטים. ייתכן שתרצה גם להיפגש איתם בשלב זה כדי:
* הנח אותם כיצד להתקדם בפרויקטים שלהם
* זהה כיצד הם יכולים לקבל מצטרפים חדשים, אילו משימות ניתנות לביצוע עבור מצטרפים חדשים
* זהה איזה סוג של עזרה הפרויקט שלהם צריך
עיין בסעיף טיפוח פרויקטים טובים למעלה.
=== מצא עוזרים ===
אם אתה עורך סדנאות אינטראקטיביות שבהן המשתתפים עוקבים אחרי המחשבים הניידים שלהם ומצפים שמשתתפים רבים ישתתפו, אולי תרצה שיהיו בסביבה מנחים שיעזרו למשתתפים שנתקעו. תכנן לפחות מנחה אחד לכל 10-20 משתתפים.
כמו כן, מצאו מתנדבים להפעלת שולחן הרישום והכניסה לבניין אם הוא נעול, ותוכלו גם לשקול גיוס מתנדבים שיובילו את הצילום, ניהול מדיה חברתית ותיעוד מה קורה באירוע לסיפור לאחר מכן.
=== אימייל למשתתפים ===
ייתכן שתרצה לשלוח מייל למשתתפים הרשומים בשלב זה עם כמה שיותר מידע לוגיסטי כפי שאתה יודע, כדי שהם יוכלו לתכנן מראש. ראה "יום לפני" למטה מה לכלול בדוא"ל.
== שלושה ימים לפני ==
=== הגדר תקשורת קבוצתית ===
הגדר דרך למשתתפים שלך לתקשר דיגיטלית ולשמור על קשר לאחר האירוע. כמה אפשרויות הן:
* חדר צ'אט, כמו סלאק או קבוצת ווצאפ
* ערוץ מדיה חברתית, כמו האשטאג בטוויטר או בקבוצת פייסבוק
* מרחב מסמכים משותף, כמו Google Docs או Dropbox Paper
* רשימת דוא"ל, כמו קבוצת גוגל
=== תחשוב על איך תספר את הסיפור שלך ===
חלק מההשפעה המתמשכת של האירוע שלך היא באופן שבו אנשים יזכרו אותו:
* בחר האשטאג.
* הגדר טאמבלר או שטח מסמכים ציבורי משותף אחר (ראה למעלה) עבור פרויקטים כדי לתעד התקדמות ולפרסם קישורים.
* תחשוב איך לצלם תמונות של ההאקתון שלך שמספרות את הסיפור שלו.
* איך לנהל מוצלחקרא את אסטרטגיות יצירת המדיה של נתן מטיאס ווילו ברוג להאקתונים.
=== אספקה ===
כדאי להביא לאירוע:
* נייר, טושים וסרט לכתיבה ולפרסום שלטים
* מדבקות וטושים של תג שם עבור אנשים לרשום את שמם על תג השם שלהם
* כרטיסי הערה, עטים, נייר ואספקה אחרת כדי להקל על תכנון הפרויקט
* כוסות פלסטיק, צלחות נייר וכלים חד פעמיים אם אתה מספק מזון
=== גַם... ===
* בצע כל הזמנת קייטרינג מזון
* שלח דוא"ל לכל עיתונאי שאתה מכיר שעשוי להתעניין באירוע
* טען את המצלמה כדי שתהיה מוכן לצלם
* חלק מהמקומות דורשים רשימת משתתפים לצורך אבטחה. אם אתה צריך להגיש רשימה, וודא שאתה מסדר אותה באלפבית! האבטחה כנראה תדפיס את כל מה שיש לך כמות שהוא והעניינים מסתבכים מהר כשהרשימה לא מסודרת.
=== אימייל שוב למשתתפים ===
ייתכן שתרצה לשלוח דוא"ל למשתתפים הרשומים בשלב זה, שוב, עם חלק גדול מהמידע הלוגיסטי כפי שאתה יודע, כדי שהם יוכלו לתכנן מראש. ראה "יום לפני" למטה מה לכלול בדוא"ל.
== היום שלפני ==
=== מעבר ===
ערכו סיור על המקום שלכם. ודא שיש לך:
* שולחנות אירועים לפריצה, שולחנות מלבניים לסדנאות
* מספיק כיסאות (ספור אותם!)
* יחידת חשמל אחת לכל שולחן
* WiFi עובד
* מקרן פועל וחיבורים (אולי אפילו לבדוק את החיבור של המחשב שלך)
* מיקרופון, לפחות בחדרים גדולים
אם יש לך שני מסלולים מקבילים:
* עברו על הרשימה למעלה פעם אחת עבור חדר הפריצה ושוב עבור חדר האימונים
* ודא שיש לך מספיק מקום להחזיק את כולם בחדר אחד מכיוון שהמשתתפים יתאספו בחדר אחד תחילה לפגישת קבלת הפנים
=== פיצוץ דוא"ל ===
שלח אימייל לוגיסטי למשתתפים הרשומים. לִכלוֹל:
* פרטי הקשר שלך, כולל מספר הטלפון הסלולרי שלך כדי שהמשתתפים יוכלו להתקשר/לסמס לך אם הם לא יכולים למצוא את המקום
* כל מידע על Happy Hour לפני אירוע ואחרי אירוע: מיקום, תאריך ושעה
* תאריכי ושעות התחלה וסיום של האירוע
* מיקום האירוע (כתובת ושם הבניין), מיקום מדויק של הכניסה, הוראות הגעה ומפה
* תזכורת להביא תעודה מזהה אם במקום יש צ'ק-אין בטחוני
* תזכורת להביא מחשב נייד ומטען
* איזה מזון/משקאות יסופקו ומתי (ארוחת בוקר, צהריים, ערב?), ואילו מגבלות יחולו (צמחוני וכו')
* לוח סדנאות, אם רלוונטי
* קוד ההתנהגות שלך (או קישור)
* אם יש בעיות נגישות לנכים במקום, כלול זאת
* כל חומר לקריאה כדי להכין אותם לנושא האירוע
* שמות המארגנים והוקרה/תודה לנותני החסות
=== דפי מידע ===
הדפס דפי מידע למשתתפים הכוללים:
* מידע WiFi (SSID וסיסמה)
* האשטג וכתובת האתר של האירוע
* לוח הזמנים (שעת התחלה, ארוחת צהריים, שעת סיום ולוח זמנים של הסדנה אם רלוונטי)
* רשימה של חדרי בריחה
* המלץ על מקומות קרובים לארוחת צהריים/ערב (וכלול מפה אם אפשר)
* כתובת URL קצרה (למשל bitly) לעמוד ה-tumblr או ה-Hackpad
הדפס עותק אחד לכל שולחן (כלומר עותק אחד לכל ~5-10 משתתפים).
=== גַם ===
* הכן שקופיות למפגש קבלת הפנים (אם תרצה)
* טען את הטלפון שלך. זה הולך להיות יום ארוך מחר.
== לוח זמנים של האקתון ==
=== כשאתה מגיע מוקדם ===
* ודא שהדברים בסדר: שולחנות/כסאות נמצאים שם, המקרן עובד, השירותים תקינים
* הצב שלטים מהכניסה הראשית של הבניין למקום שבו המשתתפים צריכים ללכת קודם
* פרסם שלטים לשירותים ולכל חדר אחר שהמשתתפים יצטרכו להגיע אליהם
* הנח את תגי השם. אם הם מודפסים עם שמות, פרסו אותם בסדר אלפביתי ואם יש הרבה קבצו אותם לפי חלק מהאלפבית ושלטי העמודים.
=== מפגש קבלת פנים ===
התחל בפגישה קצרה המקבלת את פני כולם ופורשת את היום:
* הציגו את המארגנים
* תודה למקום ולנותני החסות (אל תשכח אף אחד - ''זו'' הסיבה שהם נתנו לך חסות)
* הסבר את ההיסטוריה ומטרת האירוע
* ציין את קוד ההתנהגות (שוב, הנקודה היא לעתים קרובות לקבוע נורמות, לא רק לאכוף כללים)
* שאלו מי לא היה בעבר בהאקתון, או באירוע הספציפי שלכם בעבר; לתת מחיאות כפיים
* הסבר לוגיסטיקה: ה-Tumblr, לוח הסדנאות, ארוחת צהריים, שעת סיום
* עודד אנשים לרשום ולשתף הערות הפעלה ולתעד התקדמות בפרויקטים (ראה את ההערות למעלה על הצגת הסיפור של ההאקתון)
באירוע קטן (עד כ-30 איש), תוכלו להציג בפני כל המשתתפים את עצמם.
כל מי שהביא פרויקט לעבודה צריך אז להציג את הפרויקט לכולם. זה נקרא לפעמים "הצעות לפרויקטים". שמרו על כל פיצ'ר קצר: שם המנהיג והשתייכותו, הצהרת בעיה, הפתרון והכישורים/עזרה הדרושים. מובילי פרויקטים נוטים לדבר כל עוד הם יכולים, אז ייתכן שיהיה עליך לנתק אותם לאחר דקה אחת כדי לכבד את זמנו של הקהל. עודדו מנהיגים לחשוב על זה לא כגיוס, אלא כעל התפארות עד כמה היום שלהם הולך להיות מדהים.
=== במהלך היום ===
יש למישהו לנהל את חדר הפריצה. הסתובב כדי לבדוק שכל פרויקט מתנהל בצורה חלקה. בדוק אם מישהו צריך משהו או לא מוצא משהו לעבוד עליו. שמרו על אנשים בלוח הזמנים הכולל. התריע לכולם כשמגיע הזמן לארוחת צהריים ושעה לפני סיום הסיכום. לקראת סיום, ודא שכל פרויקט מוכן להסביר מה הם עשו. בקש מהם לתעד את ההתקדמות שלהם בטאמבלר.
יש למישהו לנהל סדנאות. ודאו שהסדנאות עומדות בלוח הזמנים, שהמשתתפים מבינים את המנהיג, יכולים לשמוע את המנהיג מחלקו האחורי של החדר וכו'. היו בסביבה כדי לוודא שלמנהיג הסדנא אין בעיות טכנולוגיות. מארגן צריך להיות בהישג יד בסדנאות בכל עת.
=== לעטוף ===
מפגש הסיכום נותן לכולם הזדמנות לשמוע על מה כולם עבדו במהלך היום. עבור קבוצה קטנה, בקשו מהמתנדבים לדווח על מה שהם השיגו או על מה שלמדו (במיוחד למשתתפי הסדנה). תן לאנשים מחיאות כפיים.
בקבוצות גדולות, כל פרויקט ידווח על הישגיו. אם אפשר, תן להם להראות את עבודתם על המקרן. אבל שמור על דברים מהר. בשלב זה לפרויקטים אולי יש הרבה מה לומר. שמור כל פרויקט לדקה אחת או שתיים, ואם הם מתכוונים להראות משהו על המקרן ודא שהוא מוכן לפני תחילת מפגש הסיכום.
סוף כל סוף:
* תודה למקום ולנותני החסות
* תודה למשתתפים ולמארגנים
* אם יש אירוע לאחר אירוע, הפנה אנשים אליו או בקש ממתנדב להוביל אנשים
=== לקרוע ===
לבסוף לאחר שכל המשתתפים נעלמו, ודא שהמקום הוחזר למצבו המקורי:
* לנקות
* הסר שלטים
* בדוק אם חפצים אבודים
== נתיחה שלאחר המוות ==
אחרי האירוע:
* רשום את כל מה שהלך כמו שצריך כדי שתוכל לחזור על זה בפעם הבאה
* רשום את כל מה שהשתבש כדי שתוכל להימנע מכך בפעם הבאה
* חשבו כמה עלה האירוע בסך הכל ולכל משתתף, רק כדי לדעת
* סקר את המשתתפים לגבי מה הם אהבו ומה לא אהבו
* בלוג על האירוע
{{הערות}}